Archivering in de farmaceutische industrie

De farmaceutische industrie

De farmaceutische branche produceert geneesmiddelen en medicijnen, waarbij veel geld uitgegeven wordt aan ontwikkeling en research. Na het ontwikkelen van een medicijn wordt vaak patent of octrooi aangevraagd voor bepaalde eigenschappen van het medicijn. Het onderzoek, de bewijslast, het vastleggen van al deze informatiestromen gebeurt veelal nog op papier in de farmaceutische industrie. Omvangrijke processen en ontwikkelingen leiden tot grote bergen papier en een enorme hoeveel data. Als er één aspect van belang is voor deze industrie, is het de informatiebeveiliging. De inhoud van deze gegevens mag nooit op straat komen te liggen en moet daarnaast ook nog eens vaak honderden jaren tot soms wel oneindig bewaard blijven. Een goed ingericht archiveringsproces is daarom een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering in de farmacie.

Hybride situatie

In de farmaceutische industrie zien we dat er nog een grote papiergestuurde informatiehuishouding bestaat. Veel processen zijn aan de bron nog op papier, waarbij andere processen ook al deels digitaal zijn. Deze hybride situatie leidt tot een lagere efficiëntie, een slechtere toegankelijkheid van informatie en een minder goede veiligheid. Echter is het (nog) niet altijd mogelijk om deze farmaceutische gegevens al volledig digitaal te verwerken. Een hybride situatie is daarom bijna niet te voorkomen. Door de papieren informatiestromen te centraliseren in een extern, veilig archief, krijgt u efficiëntie terug. Gedeeltes kunnen gedigitaliseerd worden en andere processen niet, geheel afhankelijk van de bedrijfsvoering, bewaartermijnen en kwaliteitseisen. Iets wat in deze branche cruciaal is. 

Wij hebben grote gerenommeerde farmaceuten als klant, waardoor we vanuit onze ervaringen een advies kunnen uitbrengen en een voorstel op maat kunnen maken. Denk aan de logistiek, de software, de toegankelijkheid en informatiebeveiliging. Ook staat Archive-IT ervoor open om geauditeerd te worden. Dit is voor inspecties een essentieel onderdeel. Wij zijn overtuigd van onze kwaliteit en veiligheid en geven u graag een kijkje achter de schermen zodat u zichzelf kunt overtuigen. 

Lange bewaartermijnen

Archive-IT heeft beveiligde archiefpanden waar miljoenen dossiers gearchiveerd worden. Redenen waarom veel organisaties voor externe archiefopslag kiezen, variëren van ruimtegebrek, het verhogen van efficiëntie, het uitbreiden van toegankelijkheid tot het beter kunnen waarborgen van de veiligheid van gegevens. Door de grote variëteit aan gegevens binnen de farmaceutische industrie, hebben we voor ieder type archief een oplossing. De meest uitgebreide vorm, die geschikt is voor langdurig te bewaren archief, noemen we geconditioneerde opslag. Door een geavanceerd klimaatsysteem worden de relevante klimaatfactoren gereguleerd en gemonitord. Denk aan constante luchtvochtigheid en temperatuur. Hierdoor kunnen papieren documenten honderden jaren in tact blijven.

Naast de geconditioneerde opslagruimte heeft Archive-IT beschikking over individuele opslag en pallet opslag. Individuele opslag is voor archief dat niet direct nodig is, maar wel zeer snel ter beschikking moet kunnen staan. Binnen 1,5 uur kunt u uw dossier digitaal opvragen via Scanning on Demand. Denk aan onderzoeksdocumenten, bewijslast, productiedata en kwaliteitsdocumenten. Daarnaast bieden we nog palletopslag. Dit is erg geschikt voor statische archiefstukken, die niet- of nauwelijks meer benodigd zijn. Samen kijken we naar de meest geschikte oplossing voor uw organisatie. 

Informatiebeveiliging

Het uitbesteden van uw privacygevoelige, persoonsgebonden informatie is vaak een drempel. Daarom is het van groot belang dat u bij externe archivering in zee gaat met een partner die informatiebeveiliging op nummer één heeft staan. Archive-IT is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, dé normeringen voor informatiebeveiliging. Zowel fysiek als digitaal zetten wij alles op alles om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

Alles wordt ondersteund door een goed ingericht en veilig IT-systeem. Dat betekent dat alle handelingen op archiefstukken worden gelogd. Met rechten en autorisaties is de veiligheid van documenten gewaarborgd. Daarnaast biedt onze IT ook voldoende ruimte om zowel logistieke als digitale informatiestromen aan te leggen, te raadplegen en te volgen. Wij laten het u graag in de praktijk zien. Vraag hier een gratis demo aan!

Wij garanderen u dat uw informatie bij Archive-IT in goede handen is. Wilt u meer weten over de informatiebeveiliging binnen Archive-IT? Lees dan verder op onze veiligheidspagina! 

ISO 9001

ISO 27001

NEN 7510

ISO 16175

Digitaal archiveren

In de farmacie is het uiterst belangrijk dat de privacy van de archieven gewaarborgd is. Archive-IT heeft met AIR een platform ontwikkeld waarin alle informatie, zowel fysiek als digitaal, op een eenduidige wijze gearchiveerd kan worden. En nóg belangrijker: eenvoudig terug te vinden is.     

Vitaliseren

Met onze dienstverlening vitalisering creëert Archive-IT meerwaarde voor uw informatie. Dat doen we door te classificeren, extraheren, indexeren, valideren en vervolgens exporteren. Door daadwerkelijk iets met uw digitale data te doen, wordt ongestructureerde data getransformeerd naar gestructureerde informatie.

Digitaliseren

Wij adviseren om uw papieren documenten in de farmacie te digitaliseren. Dit neemt vaak onnodige ruimte in beslag, waarbij het document maar op één plek aanwezig kan zijn. Een efficiënte aanvulling hierop zijn onze fysieke archiveringsoplossingen, waarbij we de papieren dossiers in een van onze beveiligde archiefpanden archiveren en toegankelijk maken door middel van Scanning on Demand.

Fysiek archiveren

Archive-IT biedt verschillende archiveringsmogelijkheden. Voor documenten die niet direct binnen uw dagelijkse werkprocessen nodig zijn, maar die u wel dient te bewaren, is fysieke archivering een goede oplossing. Denk bijvoorbeeld aan onderzoeksdocumenten, bewijslast, productiedata en kwaliteitsdocumenten.