Een digitaal archief gaat verder dan een mappenstructuur met digitale bestanden. Alles valt of staat met het eenvoudig terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment. Toch komt er meer bij kijken. We zien dat veel organisaties een enorme verscheidenheid hebben aan informatiestromen. Meerdere applicaties, verschillende wijzen van opslaan, lokale mappen en ga zo maar door. Archive-IT heeft zich gespecialiseerd in digitaal archiveren. Of het nu gaat om gedigitaliseerde bestanden die ontsloten dienen te worden, fysieke bestanden die digitaal geregistreerd dienen te worden óf documenten die al aan de bron digitaal zijn. Voor iedere uitdaging, een veilige, efficiënte en toegankelijke oplossing.
Digitaal archiveren
Waarom een digitaal archief?
Het is belangrijk dat u en uw collega’s toegang hebben tot de informatiehuishouding. Op een veilige, vertrouwde en gebruiksvriendelijke wijze. Door hier een slimme softwareoplossing voor in te zetten, die volledig voldoet aan de door u gestelde eisen, kunt u kosten besparen en efficiëntie realiseren. Archive-IT heeft verschillende softwareapplicaties ontwikkeld, om in de wereld van archivering altijd een passende oplossing te bieden. Er is namelijk niet één waarheid. Archive-IT zal daarom samen met u kijken welke behoefte er binnen uw organisatie ligt en aan welke wettelijke eisen er voldaan moet worden, om zo te bepalen welke oplossing uw problematiek kan verhelpen en uw organisatie naar een hoger niveau kan tillen.
Voordelen
- Veilige toegankelijkheid, waar en wanneer dan ook.
- Autorisaties op detailniveau.
- Bekijk informatie vanuit verschillende perspectieven.
- Koppel metadata aan uw bestanden om data te verrijken.
- Eenvoudig zoeken én vinden.
- Retentiebeleid gestructureerd inrichten.
Digital compliancy
Onze oplossing AIR voorziet niet alleen in Records Management, maar biedt ook uitgebreide functionaliteiten om documenten én andere bestandsformaten te beheren. Metadata-gestuurd en eenvoudig te delen; ook met mensen buiten uw organisatie. AIR is een digitale kluis, waarmee bewaartermijnen gevolgd worden en het behouden van digitale gegevens conform wet- en regelgeving volledig geborgd is. De vergaande zoek-perspectieven maken het erg gebruiksvriendelijk en toepasbaar.
Dossierbeheer
Dossiers extern bij Archive-IT opslaan? Via de Virtual Archive beheert u uw archief, kunt u aanvragen plaatsen en de dossiers digitaal raadplegen. Ook kan de Virtual Archive ingezet worden als uw eigen dossierbeheersysteem, waarin u digitale dossiers kunt bekijken en bewerken. Het biedt zowel fysieke als digitale functionaliteiten en is zeer geschikt voor organisaties die met een hybride situatie te maken hebben als het gaat om papier en digitaal.
Archive-IT Viewer
Wilt u uw dossiers en documenten snel en eenvoudig raadplegen? Met de Archive-IT Viewer vindt u door het invoeren van één simpele zoekopdracht alle gerelateerde documenten. De Viewer is naadloos te integreren met onder andere het ERP-platform van AFAS. Als officieel partner van AFAS weet Archive-IT welke aanvullende behoeftes de gebruikers hebben op het gebied van informatiebeheer. Daarnaast werkt de Archive-IT Viewer ook in combinatie met onze AIR oplossing.
Wet- en regelgeving
Dat uw digitale documenten te allen tijde veilig gearchiveerd zijn, is van cruciaal belang. Archive-IT heeft geïnvesteerd in informatiebeveiliging, zodat op het hoogste niveau maatregelen genomen worden en het continu getoetst wordt aan de veranderende digitale technologieën. Lees meer over onze informatiebeveiliging.
Kosten digitaal archiveren
De inrichting van een digitaal archief bevat maatwerk en is afhankelijk van een groot aantal factoren. De investering is opgebouwd uit eenmalige kosten, denk bijvoorbeeld aan de training en inrichting. Ook kan er – afhankelijk van de situatie - gekozen worden om consultancy af te nemen. Als de inrichtingsfase is afgerond, heeft u te maken met terugkerende kosten. Dit gaat om de softwarelicenties en de bijbehorende gigabytes indien u voor de cloud-variant kiest. Wij gaan graag met u in gesprek om uw wensen en behoeften te bespreken en een daarbij horende prijsopgave uit te brengen.
Geïnteresseerd?
Vraag via het contactformulier een vrijblijvende demo aan. Wij zullen de software via een (online) afspraak kort aan u toelichten. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Referentie
“Het grote voordeel van het digitale dossier van Archive-IT is dat het er precies hetzelfde uit ziet als het papieren dossier. Er zijn tabbladen toegevoegd, de look is hetzelfde als het papieren dossier en er is zelfs een bladerfunctie waardoor we makkelijk kunnen scrollen door de dossiers.”
Francie Peters
| Directeur,
“Basalt zocht een partner om de enorme berg papieren dossiers, vooral de medische dossiers, te digitaliseren. Eén van de redenen hiervoor was het feit dat er in het nieuwe pand geen ruimte meer was voor het archief. Maar belangrijker nog was de ambitie om een papierloze, efficiënte werkomgeving te faciliteren. Archive-IT was de juiste partner voor ons om dit traject met uit te voeren!”
“Eigenlijk is de werkwijze nauwelijks veranderd. Waar je voorheen moest schrijven en bladeren, moet je nu het dossier opvragen en velden aanklikken. Het zoeken naar de juiste informatie is niet meer nodig, alles is altijd toegankelijk en compleet.”
Maurits Hesselmans
| Zorgmanager,
Onze klanten
