Beschikt uw organisatie over verschillende soorten documenten die u volgens wet- en regelgeving moet bewaren, maar weet u niet hoe u dit het beste kunt aanpakken? Met ons digitale archiefsysteem AIR brengt u orde in de documentchaos en slaat u uw volledige archief veilig én compliant op in één universeel platform.
AIR
Assured Integration of Records
Archive-IT biedt met AIR dé oplossing om structuur aan te brengen in het beheer van digitale documenten door het volledige archief vast te leggen in één overkoepelend systeem. Hierdoor blijven alle documenten en dossiers gedurende de gehele bewaarperiode toegankelijk, authentiek, betrouwbaar en bruikbaar. Met krachtige functionaliteiten op het gebied van Records Management stelt AIR u in staat om uw digitale archief te beheren volgens de geldende wettelijke kaders. Sla uw documenten veilig op in een beveiligde omgeving en benut de kracht van metadata om efficiënt te organiseren, navigeren, zoeken en vinden.
Functionaliteiten
- Documenten benaderen vanuit verschillende perspectieven om inzichten te verkrijgen.
- Nieuwe dynamische dossiers aanmaken op basis van metadata, zodat documenten uit verschillende bronsystemen binnen één nieuw dossier gecombineerd kunnen worden.
- Veilig delen van documenten of selecties, zowel intern als extern. Naar wens alleen ter inzage, met de mogelijkheid tot downloaden en instelbare tijdsgelimiteerde toegang.
- Documenten eenvoudig toevoegen aan het systeem.
- Geavanceerd zoeken op basis van zowel metadata als tekstinhoud.
- Koppelingen met andere applicaties, zoals MS Office, MS SharePoint, SAP, en Salesforce. Koppelingen zijn mogelijk met alle systemen die een API beschikbaar hebben.
- Toekennen van bewaartermijnen voor documenten.
- Uitgebreide autorisatiestructuur voor toegangsbeheer.
- Alle acties binnen het systeem worden gelogd voor volledige transparantie.
Ordeningsplan
Om AIR optimaal te benutten, stellen we samen een ordeningsplan op. Hierbij analyseren we welke typen documenten binnen uw organisatie aanwezig zijn, wat de bewaarplicht hiervan is en welke metadata per document essentieel is. Dit plan vormt de basis voor uw digitale archief. Alle nieuwe documenten worden conform deze richtlijnen gearchiveerd. Eenduidig en doeltreffend.
Offloaden van data
Een digitaal archief met onveranderbare documenten is één ding. Een andere belangrijke toepassing van AIR is het ontlasten van bestaande systemen. Omdat data in elke vorm en in elk systeem exponentieel groeit, raken primaire systemen overvol. Dit leidt tot prestatieproblemen en onnodige frustraties. Het offloaden van data creëert ruimte en verbetert de efficiëntie. Archive-IT zorgt ervoor dat bepaalde afgesloten data uit het primaire systeem wordt geëxtraheerd en veilig wordt geïmporteerd in AIR.
De voordelen van AIR
- Veilige cloudoplossing vanuit private datacenters in Nederland en Frankrijk.
- Documenten worden onveranderbaar opgeslagen, wat garant staat voor authenticiteit.
- Geschikt voor langdurige opslag van documenten.
- Ondersteunt alle bestandsformaten, zoals audio, video en documenten, en vormt zo de basis voor uw VNA of E-depot.
- Metadatering van elk bestand voor optimale vindbaarheid.
- Flexibel vernietigingsbeleid, instelbaar op basis van metadata.
- Volledig naar wens in te richten.
- Voldoet aan alle wet- en regelgeving, waaronder ISO 16175 en ISO 14721 (OAIS).
- Ontlast primaire systemen, wat de prestaties verbetert (offloading).
Onze klanten
