Volle archiefruimtes, onoverzichtelijke ladekasten, ordners die in de weg staan en het niet vinden van de juiste informatie wanneer u het nodig heeft. Herkenbaar? Veel organisaties weten geen raad met de papieren informatiestromen, die veelal vanuit de historie zijn aangelegd. Deze moeten vaak nog bewaard blijven, maar zijn niet per se meer nodig in de dagelijkse werkprocessen.
Fysiek archiveren
Uw archief extern opslaan
Niet ieder archief hoort op dezelfde wijze opgeslagen te worden. Om onze klanten de best passende oplossing te bieden, heeft Archive-IT drie vormen van archiefopslag ontwikkeld. De wijze van opslag die het beste aansluit bij het archief, is afhankelijk van actualiteit, raadpleegfrequentie, bewaartermijnen, type archief, wensen en het budget. Onze adviseurs kijken samen met u welke oplossing het meest geschikt is. Onderstaand vindt u een overzicht van de opslagmogelijkheden bij Archive-IT.
Door archieven extern op te slaan bereikt u het volgende:
- Waardevolle ruimte komt vrij binnen uw organisatie.
- Alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
- Via een applicatie vraagt u eenvoudig archiefstukken ‘on demand’ aan.
- Bewaartermijnen worden eenvoudig beheerd.
- Bewaartermijn verstreken? Vernietig uw archief vertrouwelijk.
- De veiligheid van documenten wordt beter gewaarborgd.
Pallet opslag
Archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt, maar bijvoorbeeld nog aan een wettelijke bewaartermijn moet voldoen, is zeer geschikt voor pallet opslag.
- Archief opgeslagen in dozen of ordners.
- Lage jaarlijkse opslagkosten.
- Een document nodig? Binnen 24 uur digitaal via Scanning on Demand!
Individuele opslag
Heeft u papieren dossiers, die u niet dagelijks nodig heeft, maar wel snel ter beschikking dienen te staan op het moment dat het nodig is? Individuele opslag biedt 100% leveringsbetrouwbaarheid.
- Dossiers individueel geregistreerd en gearchiveerd.
- Hoge veiligheidsmaatregelen, fysiek én digitaal.
- Via Scanning on Demand is uw dossier binnen 1,5 uur digitaal!
Geconditioneerde opslag
Er bestaat archief dat aan de eisen van de Archiefwet moet voldoen. Vaak betreft dit archief dat honderden jaren tot soms wel oneindig bewaart dient te blijven.
- Hoge veiligheidsmaatregelen, fysiek én digitaal.
- Voorzien van een uitgebreid klimaatreguleringssysteem.
- Archief blijft beschikbaar via Scanning on Demand.
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Referentie
“De constante temperatuur, de blusgasinstallatie, de luchtvochtigheid en de beveiliging is helemaal top. Omdat de cartons afwijkende afmetingen hebben, was het moeilijk om deze in ons eigen archief op te slaan. Bij Archive-IT hebben ze toen de stellingen verbouwd om de cartons te archiveren. Zo hoeven wij niets te verbouwen, dat scheelt ons weer heel veel geld!”
Hans van de Mortel
| Gemeentearchivaris,
“Als je ziet wat Archive-IT aan maatregelen neemt om de informatiebeveiliging op hoog niveau te krijgen en te houden, dan weet je: voor service, kwaliteit en zorgvuldigheid moet je bij Archive-IT zijn.”
Debora Janssen
| Juridisch Secretaresse,
‘Naast het te vernietigen archief, worden de dossiers die Archive-IT gedigitaliseerd heeft ook extern opgeslagen. In het geval we een aanvraag doen uit de dossiers die bij Archive-IT in het pand staan opgeslagen wordt het altijd keurig en op tijd aangeleverd. Daar kun je op bouwen.’
Onze klanten
