Informatie digitaal bewaren is meer dan bestanden digitaal opslaan en het daarbij laten. Digitale informatie gaat gemakkelijk verloren, is of wordt vaak onvindbaar en wordt ook gemakkelijk onleesbaar. Veel documenten bevatten een (wettelijke) bewaartermijn en dienen na afloop vernietigd of uit het systeem geëxporteerd te worden.
Om dit te kunnen borgen slaat AIR, naast de digitale bestanden, ook alle metadata op die bij de bestanden horen. Problemen als gevolg van incomplete metadata kunt u voorkomen door een generiek ordeningsplan te maken voor uw organisatie. In dit ordeningsplan beschrijft u de minimale metadata die uw organisatie nodig heeft om uw bedrijfsvoering te ondersteunen én om informatie duurzaam toegankelijk te houden. De documentstructuur in AIR wordt aangelegd aan de hand van uw ordeningsplan. Het voordeel van werken met AIR is dat u de archivering al bij de creatie regelt. AIR biedt de volgende functionaliteiten:
- Uitgebreide autorisatiestructuur.
- Informatie uit verschillende bronnen samen in één database: audio/video/etc.
- Metadateren om zoektijden te verbeteren.
- Koppelen met andere applicaties.
- Bewaartermijnen zijn makkelijk toe te kennen.
- Data slim en dynamisch bundelen om andere inzichten te verkrijgen.
- Processen automatiseren door workflows.
Dashboard
Op het openingsscherm ziet u meteen relevante informatie over de documenten. Bijvoorbeeld het aantal toegevoegde documenten of het aantal documenten waarvan de bewaartermijn is overschreden. Door op de gekleurde vlakken te klikken, ziet u meteen een overzicht van deze documenten en kan er actie ondernomen worden.
Blader archief
Perspectieven
Bij het openen van het archief zijn alle documenten in één overzicht te zien. Door perspectieven te gebruiken, is het makkelijk om documenten bijvoorbeeld per afdeling of per onderwerp documenten te selecteren. Deze perspectieven zijn in te stellen per gebruiker. Zo werkt iedereen op zijn eigen manier, met alleen de documenten en informatie die hij/zij nodig heeft.
Voorbeeld: een medewerker van de afdeling HR werkt met een selectie uit personeelsdossiers, terwijl de HR-manager het gehele personeelsdossier gebruikt. Dit is in te stellen op rechtenniveau en op documentsoort.
Delen
Na het maken van een selectie van documenten is het mogelijk deze veilig te delen, zonder gebruik te maken van e-mail. Dit kan door het maken van een collectie. Een collectie kan gedeeld worden met zowel interne als externe personen. Bij het delen kunt u een begin- en einddatum voor het delen opgeven en kunt u een persoonlijk bericht bijvoegen. De ontvanger krijgt een e-mail met een link naar het gedeelde document.
Uploaden document
Na het uploaden van een document is het mogelijk een workflow of een handeling te starten. Voorbeeld: bij het uploaden van een arbeidsovereenkomst ontvangt de leidinggevende een mail met de mededeling dat er een arbeidsovereenkomst is geüpload. De workflow kan handmatig of automatisch gestart worden.
Informatie
Door op de informatiebutton bij een document te klikken, ziet u een preview van het document met aan de rechterzijde alle relevante metadata. De specifieke metadata is de informatie die uitsluitend op dit document van toepassing is, bijvoorbeeld de naam en personeelsnummer van een medewerker. De generieke metadata wordt automatisch gevuld door de software, bijvoorbeeld de bewaartermijn gerelateerd aan het document.
Data model
File plan
De verschillende documenten die voorkomen in een organisatie worden vastgelegd in een file plan, bijvoorbeeld per documentsoort of per afdeling. Het soort document en de status van het document bepaald wie bevoegd is om de documenten in te zien. De gearchiveerde documenten kunnen in meerdere archieven opgeslagen worden. Het is mogelijk om bijvoorbeeld documenten van Directie in een separaat archief te plaatsen en alle bijbehorende contracten in een ander archief onder te brengen.
Bewaartermijnen
Op documentniveau kan aangegeven worden wat de bewaartermijn van een document is. Wanneer de bewaartermijn is verstreken, volgt een bericht in het dashboard en kan er een handeling gestart worden om het document te verwijderen of de bewaartermijn te verlengen.
Autorisaties
Niet iedereen is bevoegd om alle documenten in te zien. Autorisaties kunnen aangegeven worden op afdelingsniveau, persoonsniveau of documentsoortniveau.
Dit is slechts een deel van de mogelijkheden die AIR biedt. Voor verdere functionaliteiten, bieden wij u graag een vrijblijvende demo aan. Vraag deze aan via uw contactpersoon bij Archive-IT of via de website: https://www.archive-it.nl/demo-aanvragen/
