GGD

De COVID-19 crisis heeft een grote impact gehad op onze samenleving en het is belangrijk om de informatie en communicatie rondom deze periode te documenteren voor reconstructie en verantwoording richting burgers. In het kader van de Wet open overheid heeft de overheid de ‘Hotspot COVID-19’ in het leven geroepen, die zich vooral richt op de GGD-instellingen vanwege hun belangrijke uitvoerende rol tijdens de pandemie. Het is de bedoeling dat alle informatie omtrent COVID-19 wordt geregistreerd volgens de eisen van de Hotspot. Bij het vaststellen van een Hotspot is het verplicht aan te geven of er sprake is van persoonsgegevens die bewaard worden in het kader van de bewaartermijn. Hoe wordt zo'n Hotspot ingericht en welke stappen moeten er genomen worden? Daar kan Archive-IT bij helpen! Door de nieuwste technologieën in te zetten om alle beschikbare informatie te analyseren en AVG-proof te archiveren met de juiste bewaartermijnen, wordt de Hotspot COVID-19 snel en efficiënt gerealiseerd.

MDTO-methode

De eerste stap is te kiezen voor de juiste archiveringsmethode. Archive-IT weet door haar jarenlange ervaring in de overheidssector dat het Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) schema een geschikte archiveringsmethode is. Met deze methode voldoet de GGD snel en eenvoudig aan de eisen van zowel de Hotspot-COVID19 als aan het advies van het Nationaal Archief.

Machine learning

De volgende stap is het analyseren van alle beschikbare COVID-19 gerelateerde informatie binnen de GGD-organisatie. Niet alleen om uit te zoeken welke data relevant is, maar ook om dubbele informatie eruit te filteren. Door gebruik te maken van Machine Learning technieken maakt men een uitgebreide analyse gebaseerd op COVID-19 relateerde metadata. Met deze moderne technologie worden uiteenlopende bestanden doorzocht. Niet alleen reguliere bestanden zoals tekstbestanden of e-mails, maar ook posters en WhatsApp berichten. Zelfs uit opgenomen Teams-vergaderingen wordt relevantie informatie gearchiveerd door audio naar tekst om te zetten. Als eenmaal alles is geanalyseerd, worden de resultaten gebruikt om de documenten te classificeren en data te extraheren.

Archiveren in AIR

Nadat vastgesteld is welke COVID-19 informatie relevant is om op te nemen in de Hotspot wordt deze informatie ingelezen in AIR. Om digitale documenten op de juiste wijze en met de vereiste bewaartermijn in een digitaal archief op te slaan, zijn er verschillende vereisten waaraan voldaan moet worden. AIR biedt alle functionaliteiten die nodig zijn om dit op een gebruiksvriendelijke en toepasbare wijze te doen, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de eisen op het gebied van compliance en governance met betrekking tot duurzaam digitaal archiveren. Met AIR maakt u gebruik van de kracht van metadata om documenten te classificeren, te navigeren, te zoeken en gemakkelijk terug te vinden.

ISO 16175 gecertificeerd

Tevens voldoet de oplossing aan de eisen op het gebied van compliance en governance. AIR is namelijk ISO 16175 gecertificeerd. Dat betekent dat alle gegevens in de Hotspot volledig in overeenstemming met de Archiefwet digitaal gearchiveerd worden. Voor overheidsinstellingen die aan deze regelgeving moeten voldoen, is dit een belangrijk gegeven. Het bevestigt ook dat Archive-IT de veiligheid en authenticiteit van documenten in het digitale archief volledig heeft geborgd.

Voordelen Archive-IT als uw Hotspot partner

Met de MDTO-methode voldoet u aan de minimale vereisten van de
Hotspot COVID-19.
Verzamel en filter door gebruik van Machine Learning de relevante informatie.
AIR als archiveringsysteem biedt u alle functionaliteiten om aan de wettelijke eisen tegemoet te komen én de mogelijkheid om informatie makkelijk en snel op te vragen.
Archive-IT heeft een Hotspot COVID-19 bij een GGD gerealiseerd, met succes.
Toekomstgerichte archiveringsoplossing die breder ingezet kan worden.