SGS is wereldleider op het gebied van inspectie, controle, analyse en certificering. SGS werkt met mensen samen en verleent onafhankelijke diensten die helpen risico’s te verminderen, processen te verbeteren en op een duurzame manier te werken. Ze hebben veiligheid daarom ook niet voor niets zeer hoog in het vaandel staan.
Richard Beukema (Human Resource Business Partner) en Tim Kriek (Manager HR Operations) van SGS leggen uit waarom zij voor Archive-IT hebben gekozen voor het digitaliseren van hun personeelsdossiers.
Het digitaliseren van personeelsdossiers
Archive-IT heeft voor SGS de personeelsdossiers gedigitaliseerd ten behoeve van AFAS. De keuze voor een digitaliseringspartner werd bij SGS zeer zorgvuldig gemaakt. “Wij toetsen als SGS andere organisaties op – onder andere – veiligheid, kwaliteit en risico’s. Als wij onze personeelsdossiers laten digitaliseren door een externe partij, moeten wij hier het volste vertrouwen in hebben. Onze partner moet passen bij de waarden die wij zelf ook hanteren en Archive-IT voldeed aan al deze aspecten”, aldus Richard Beukema. “Leden van de OR zijn bij Archive-IT op locatie geweest om te toetsen of hetgeen er gezegd wordt ook daadwerkelijk klopt met de praktijk. Voor intern draagvlak was dat belangrijk, maar het zorgde ook zeker voor de bevestiging dat Archive-IT haar zaken goed op orde heeft.”
Doorslaggevend
Richard Beukema vertelt verder: “De doorslaggevende factor om met Archive-IT in zee te gaan was de ISO27001 certificering. Zij zéggen niet alleen dat ze volgens deze norm werken, maar kunnen het ook aantonen met het daadwerkelijke certificaat. Het feit dat zij ook de NEN 7510 in hun bezit hebben (nóg strengere eisen, gericht op de gezondheidszorg) zegt veel over het hoge niveau van informatiebeveiliging. Personeelsgegevens zijn extreem privacygevoelig en mijns inziens mag een ISO27001 certificering niet ontbreken. Wat ik tevens als prettig ervaren heb is dat Archive-IT niet slechts een verkooppraatje kwam prediken. Het meedenken, de flexibiliteit, de hands-on mentaliteit en de praktisch ingerichte aanpak sprak ons enorm aan.”
Korte lijnen
Tim Kriek vult daarbij nog aan: “Wij wilden onze dossiers rechtstreeks in onze AFAS omgeving geïmporteerd hebben. Het partnership dat Archive-IT met AFAS heeft, was een pré. Zij zorgden ervoor dat onze dossiers rechtstreeks in onze omgeving terecht kwamen. Het schakelen met de medewerkers van Archive-IT, ook op technisch vlak, heb ik als zeer constructief ervaren door de vakkennis en korte lijnen.”
De personeelsafdeling van SGS werkt nu volledig digitaal binnen AFAS; met een behoorlijke efficiëntie- en professionaliseringsslag als resultaat.
SGS, bedankt voor het vertrouwen in Archive-IT!