Komt het bij uw onderwijsinstelling ook voor dat oud-leerlingen of -studenten jaren na hun vertrek een diploma of cijferlijst nodig hebben? Het terugvinden van deze documenten, die vaak al jaren lang zijn opgeslagen, kost veel tijd—of ze nu op papier of digitaal bewaard zijn. En dan zijn er ook leerlingendossiers, personeelsdossiers en administratieve dossiers. Deze verschillende bronnen maken het lastig om een centraal overzicht te behouden, om nog maar te zwijgen over de ruimte die het in beslag neemt.
Onderwijs
Digitaal archief
Met de IT-oplossingen van Archive-IT, worden digitale documenten die lang bewaard dienen te blijven en die gedeeld worden met personen buiten de onderwijsinstelling, eenvoudig en veilig toegankelijk. En niet alleen het delen is van belang; wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker én strikter. Door dit geautomatiseerd en eenvoudig vast te leggen, houdt u grip op uw data. Archive-IT biedt dé oplossing om documenten toegankelijk, deelbaar en efficiënt beschikbaar te stellen gedurende de gehele bewaarperiode.
Digitaliseren
Wij raden aan om de papieren dossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden te digitaliseren. Dit verhoogt meteen de toegankelijkheid en veiligheid van de dossiers. Archive-IT heeft veel ervaring met digitalisering in de onderwijsbranche. Wij kijken samen met u welke manier van digitalisering het beste bij uw situatie past met betrekking tot de indeling, kenmerken en systemen.
Integratie met uw HR-systeem
Maakt u reeds gebruik van een HR-systeem? Dan zorgen wij dat de gedigitaliseerde personeelsdossiers rechtstreeks onder de juiste medewerker geïmporteerd worden. Wij hebben onder andere koppelingen met AFAS en Visma | Raet. Werkt u met een ander pakket? Geen probleem. Wij zorgen dat de bestanden op een correcte wijze worden aangeleverd.
Plaats uw archief extern
Voor dossiers die weinig tot niet geraadpleegd worden, maar wel nog bewaard moeten blijven omdat ze aan een bewaartermijn moeten voldoen, biedt fysiek archiveren de oplossing. Denk bijvoorbeeld aan dossiers van medewerkers die uit dienst zijn of financiële documenten die vanuit de administratie nog veelvuldig op papier aanwezig zijn. Heeft u onverwacht toch een dossier/document nodig? Vraag deze dan aan via onze Scanning on Demand service. U ontvangt het dossier dan fysiek of digitaal terug, afhankelijk van uw behoefte.
Referentie
"De werkwijze van Archive-IT sprak mij met meeste aan en daarnaast zijn jullie gevestigd in Limburg, wat voor ons een prettig en vertrouwd gevoel gaf."
Yvonne Gregoire
| Administratief medewerker Personeelszaken,
Klantcase
Kindante wilde graag dat alle gegevens van een medewerker op één centrale plek teruggevonden konden worden. Lees verder welke passende oplossing Archive-IT hiervoor heeft aangeboden.
Onze klanten
