Wat begon in 1915 als een huis voor zieke kinderen, is in meer dan 100 jaar uitgegroeid tot een organisatie met 11 locaties voor medisch specialistische revalidatie. Revalidatie Friesland kenmerkt zich door de vraag van de patiënt het uitgangspunt van iedere behandeling te laten zijn. Hulp verlenen aan mensen die beperkt zijn door complexe gevolgen van een aandoening, ongeval of ziekte, met het doel: deelname aan de samenleving. Dát is waar Revalidatie Friesland zich voor inzet.
Hetty van Dijk, Hoofd Bedrijfsbureau bij Revalidatie Friesland, vertelt over de digitaliseringsslag die zij in samenwerking met Archive-IT doorgevoerd hebben. Mede door de verschillende locaties die ze hebben, wilden ze de compleetheid en inzichtelijkheid van dossiers kunnen garanderen. Digitalisering heeft dat mogelijk gemaakt.
Waarom digitalisering
Hetty vertelt: “Vroeger had iedere locatie – om pragmatische redenen – haar eigen dossiers. Hierdoor ontstonden echter dubbele- en deeldossiers van een patiënt. Efficiëntie in het beheer van het dossier en toegankelijkheid op iedere vestiging was voor ons de hoofdreden om te digitaliseren. We hebben alle actuele dossiers laten digitaliseren. Dat zijn voor ons de patiënten die onder behandeling staan en de patiënten die korter dan twee jaar gestopt zijn met een behandeling. Nu heeft iedere patiënt één dossier. Op welke locatie je ook bent; dit is het volledige dossier.”
Het totaalplaatje
“We hebben met meerdere partijen gesproken, maar bij Archive-IT klopte het totaalplaatje. Het waren ongeveer 25.000 dossiers, dus voor ons was ervaring erg belangrijk in de keuze. Het is erg fijn om met een partij samen te werken waarvan je weet: ‘het komt goed’. Als een partij meedenkt, je niet alles zelf laat bedenken en kan aantonen: ‘dit hebben we vaker gedaan’ dan geeft dat vertrouwen. Het feit dat ze ervaring hadden met HIX, zodat alle gedigitaliseerde dossiers zonder problemen in ons EPD kwamen heeft ook meegewogen. Als je daar dan de strakke procedures rondom informatiebeveiliging, de kwaliteit en prijs bij optelt; dan klopt het plaatje gewoon” aldus Hetty.
Aanpak
“De kritische dossiers werden als eerste en direct bij binnenkomst bij Archive-IT gedigitaliseerd. Daardoor was het transport eigenlijk het enige moment dat we de dossiers eventjes moesten missen. Als je dat transportmoment slim inplant, merk je niet eens dat de dossiers extern zijn. We hebben vooraf het aantal dossiers lager ingeschat dan het in werkelijkheid was. Daardoor kwamen er wel een aantal uitdagingen op ons pad. De digitaliseringsslag duurde hierdoor langer dan gepland. Gelukkig hebben we daar weinig hinder van ondervonden, want als we een dossier nodig hadden dat nog niet gedigitaliseerd was, konden we het heel eenvoudig aanvragen. Archive-IT scande dit vervolgens met voorrang voor ons in, zodat het alsnog snel ter beschikking stond.”
Zien is geloven
Tot slot wil Hetty nog kwijt: “Ik ben een dag naar Archive-IT geweest om te ervaren hoe de processen in praktijk in z’n werk gaan. Dit kan ik iedereen aanbevelen. Pas dan zie je met eigen ogen de hoeveelheid discipline die de medewerkers hebben, het tempo en de zorgvuldigheid hoe ze met gegevens van klanten omgaan. Dat bezoek heb ik als zeer indrukwekkend ervaren en gaf mij direct vertrouwen. Toegankelijke mensen die het traject sámen met jou als klant aangaan; overleggen; samenspraak: dat is wat Archive-IT kenmerkt.”
Revalidatie Friesland werkt inmiddels met veel succes met het historische papieren dossier in digitale vorm binnen hun EPD HIX van Chipsoft. Dat sluit naadloos aan bij hun hoofddoel. Want op deze manier hebben zij weer een behoorlijke efficiëntieslag kunnen maken, waardoor ze zich nóg beter kunnen richten op het verlenen van hulp. Dat is waar het allemaal om draait.