Het beheren van fysiek archief kan ingewikkeld en tijdrovend zijn, vooral wanneer organisaties geen eenvoudige manier hebben om toegang te krijgen en overzicht te houden. Vaak ontbreekt het aan een efficiënt systeem om archiefbescheiden snel te vinden en op te vragen, wat leidt tot onnodige vertragingen. Plaats uw fysiek archief extern bij Archive-IT en beheer het met opvraagsysteem OAK! Hiermee wordt het beheer en de opvraging van uw fysiek extern archief aanzienlijk verbeterd.
OAK
OAK
OAK is een cloudgebaseerd digitaal opvraagsysteem, speciaal ontworpen voor organisaties die hun fysieke archief op een eenvoudige en efficiënte manier willen beheren en opvragen. Met OAK heeft u snel toegang tot uw archief en kunt u zelf kiezen of de bescheiden fysiek of digitaal geleverd worden. Daarnaast richt het systeem zich op gebruiksvriendelijkheid en biedt de basisfunctionaliteiten die essentieel zijn voor het beheren van papieren archieven. OAK is ideaal voor situaties waarin geen complexe autorisatieprocessen of uitgebreid digitaal archiefbeheer nodig zijn, maar waar een betrouwbare en efficiënte oplossing gewenst is.
Belangrijkste kenmerken
- Cloudgebaseerde toegankelijkheid: OAK is webgebaseerd en daarom vrijwel overal toegankelijk wanneer er een internetverbinding is.
- Snel en eenvoudig beheer: Het systeem biedt gebruikers een gestroomlijnde manier om hun fysieke archief te registreren en op te vragen.
- Flexibele leveringsopties: Bij een aanvraag kan het archiefbescheiden fysiek worden geleverd of direct digitaal beschikbaar worden gesteld.
Functionaliteiten
Een greep uit de functionaliteiten die OAK u te bieden heeft:
- Dashboard met alle benodigde informatie.
- Registreren van objecten.
- Aanvragen van dossiers.
- Zoekfunctie om naar specifieke tekst te zoeken.
- Overzicht van alle geregistreerde objecten.
- Status van het archief, denk hierbij aan ‘’uitgeleend’’, ‘’aanwezig’’
- In het geval van een aanvraag, heeft de gebruiker de keuze om het benodigde archiefbescheiden digitaal of fysiek aangeleverd te krijgen. In het geval er gekozen wordt voor digitaal, ziet de aanvrager digitaal de aangevraagde bescheiden in OAK.
- Uitgebreide zoekfunctie waarbij gezocht kan worden op de geregistreerde metadata.
- Digitale bestanden kunnen gedownload worden. Hierbij is er de mogelijkheid om dit op dossier- of tabbladniveau te doen.
- Het monitoren van de wettelijke bewaartermijnen.
- Het realiseren van vernietigingslijsten voor het eenvoudig opschonen van het archief.
Schaalbaar & toekomstbestendig
OAK is met zorg en toewijding in eigen beheer ontwikkeld om organisaties een krachtige en toegankelijke tool te bieden voor archiefbeheer. Deze oplossing vormt de ideale basis voor het beheren van fysiek archief en is eenvoudig uit te breiden naar meer geavanceerde systemen zoals Virtual Archive of AIR, indien uw digitale behoeften in de toekomst groeien.
Onze klanten
