In de onderwijssector wordt er erg veel gewerkt met privacygevoelige- en persoonsgebonden gegevens. Denk bijvoorbeeld aan personeelsdossiers, leerling dossiers, cijferlijsten en diploma’s. Onderwijsinstellingen bewaren vaak ook andere gegevens zoals sollicitatielijsten, overlijdenskaarten van oud-studenten en andere gevoelige gegevens.
Datalek op Hogeschool
Deze week is een artikel gepubliceerd op Nu.nl dat scholen te veel en te lang gegevens van studenten en docenten bewaren. Dit brengt vooral risico’s met zich mee zoals datalekken en -incidenten. Recentelijk waren twee hogescholen slachtoffer van een hack. Na het niet betalen van het losgeld, zijn gegevens gelekt. Uit de datalekken bleek dat er veel gegevens in stonden die de bewaartermijn al hadden bereikt. In het onderwijs geldt dat gegevens bewaard mogen blijven zolang ze gebruikt worden voor het doel waarvoor de gegevens verkregen zijn.
Selectielijst
Om de bewaartermijnen op orde te krijgen, is een gemeenschappelijke selectielijst samengesteld waarin voor ieder documenttype een bewaartermijn is vastgesteld. Hogescholen in Nederland moeten deze lijst gebruiken om hun documenten op een juiste manier te bewaren. Zodra de bewaartermijn verstreken is, moeten de documenten vernietigd worden. De selectielijst wordt gebruikt voor het wegwerken van archiefachterstanden. Echter wordt de selectielijst gebruikt voor het instellen van bewaartermijnen in informatiesystemen. Dit lijkt vaak een grote stap, maar als de hogeschool een goed informatiesysteem heeft met ingestelde bewaartermijnen brengt dit vele voordelen met zich mee. Een bijkomend voordeel is ook dat de archiefruimtes minder vol zijn en de dataservers minder worden belast. Daarnaast is het belangrijk dat uw systeem voldoet aan alle veiligheidseisen, zodat de kans op een datalek kleiner is.
Archive-IT kan u helpen!
Huidige informatiesystemen zijn vaak niet geschikt om de juiste bewaartermijnen in te stellen. Archive-IT kan uw onderwijsinstelling helpen met het instellen van bewaartermijnen conform wet- en regelgeving. Met de software van Archive-IT worden er eenvoudig bewaartermijnen gekoppeld aan uw documenten. In de applicatie AIR is dit heel eenvoudig te realiseren. Uw onderwijsinstelling bepaalt dan, samen met een consultant, welke gegevens u heeft en welke bewaartermijnen hieraan gekoppeld moeten worden. De software zal na het verstrijken van de bewaartermijn een lijst ter vernietiging samenstellen. Zo verkleint uw onderwijsinstelling het risico op datalekken, bespaart uw hogeschool kosten en kan uw hogeschool de documenten eenvoudig beheren. Dit kan stand alone of geïntegreerd in uw systeem.
Wilt u meer weten over AIR en hoe Archive-IT uw onderwijsinstelling kan helpen met het automatisch beheren van de bewaartermijnen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op.
Link naar het artikel: https://www.nu.nl/tech/6160897/scholen-bewaren-te-veel-en-te-lang-gegevens-van-studenten-en-docenten.html