Nieuwe metagegevensstandaard voor de gehele overheid

De doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) is flink op stoom. Wat begon als een relatief kleinschalig traject tot aanpassing, is inmiddels uitgegroeid tot een volledige herziening. Dit resulteert in een naamsverandering. De nieuwe naam is: ‘Metadatagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). Omdat overheidsinstellingen dagelijks met privacygevoelige gegevens werken, is blijvende innovatie in deze sector cruciaal. Wat houdt deze wijziging voor u als overheidsinstelling in en wat doet Archive-IT om te voldoen aan deze standaard? Wij lichten het toe!

Van TMLO naar MDTO

Er is gekozen om het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) te wijzigen naar Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). De naamswijziging is noodzakelijk, omdat MDTO op zowel de lokale als (de)centrale overheden van toepassing is en TMLO enkel op lokale overheden. Door de spelende knelpunten binnen TMLO, is het tijd voor een verandering. De knelpunten zien er als volgt uit:

• De archiefvormen kunnen/willen niet aan de verplichtingen voldoen.
• Er is geen standaard koppelvlak.
• Grotere beheerslast, maar beperkte expertise.
• Inhoudelijke verschillen tussen twee profielen, die groter dreigen te worden.
• Moeizame transformatie metagegevens voor beschikbaarstelling.

Door de opkomst van MDTO, moeten deze knelpunten gaan verdwijnen. Dit resulteert in:

• Kortere en duidelijkere teksten.
• Definitie Standaard Submission Information Package (SIP).
• Beschikbaarstelling ‘overige metagegevens’.
• Focus op de archiefvormer.
• Samenvoegen toepassingsprofielen.

Verschillen tussen TMLO en MDTO

MDTO: voor wie is het geldig?

De opkomst van MDTO is geldig voor de gehele overheidssector. Hoewel TMLO in het verleden alleen geldig was voor lokale overheidsinstellingen, is MDTO daarentegen beschikbaar voor de hele sector in de overheid.

MDTO brengt verschillende voordelen met zich mee:

• Vergemakkelijkt overdrachtinformatie naar archiefdienst.
• Vergemakkelijkt uitwisseling informatie met andere overheidsorganisaties.
• Maakt informatie beter vindbaar.
• Maakt informatie beter beheersbaar.

AIR voldoet aan MDTO

Archive-IT heeft de ontwikkeling van MDTO nauw op de voet gevolgd. Inmiddels is er ook een overstap gemaakt van TMLO naar MDTO in onze softwareoplossing AIR. De applicatie AIR wordt ingezet als een overkoepelend systeem om orde te scheppen in de digitale chaos. AIR biedt alle functionaliteiten om documenten gebruiksvriendelijk, toepasbaar en volledig conform compliance en governance vast te leggen. Door de vele knelpunten van TMLO heeft Archive-IT de keuze gemaakt om MDTO in versneld tempo te integreren in AIR. In samenwerking met VNG[1], PLOOI[2], OWMS[3], CIO Rijk[4] en redactiegroepen, bestaande uit archiefvormers, archiefinstellingen en leveranciers, is het MDTO tot stand gekomen.

In de overheidswereld is blijvende innovatie noodzakelijk. Er wordt enorm veel gewerkt met privacy gevoelige documenten, waarbij veiligheid hoog in het vaandel staat. Met de doorontwikkeling van TMLO naar MDTO moeten de aanwezige knelpunten verdwijnen. Onze softwareontwikkeling AIR voldoet aan MDTO. Heeft u vragen of interesse om uw archief te digitaliseren in AIR? Archive-IT helpt u graag verder! Neem hier vrijblijvend contact met ons op.