Gemeenten en overheidsinstanties staan erom bekend dat ze – ondanks de digitaliseringsslag die deels al is gemaakt – dikke dossiers met waardevolle papieren in het archief hebben staan. Deze documentatie moet vaak oneindig lang bewaard blijven. De opslagruimte wordt daardoor vol en onoverzichtelijk. En dat maakt het lastig om snel een benodigd document te vinden. Als een burger een vraag heeft over zijn of haar eigen situatie, wordt verwacht dat de medewerker bij de gemeente snel de juiste gegevens bij de hand heeft. Met een digitaal archief zorg je ervoor dat deze informatie veel sneller gevonden wordt. Dit leidt tot tijdbesparing en daarmee kostenbesparing: medewerkers kunnen de tijd die ze kwijt zouden zijn aan het zoeken nu namelijk gebruiken voor hun kerntaken.
Soepelere fusies tussen en binnen gemeenten
Helemaal bij fuserende gemeenten of afdelingen speelt digitalisering een grote rol in het verbeteren van de vindbaarheid van documentatie. De gemeenten werken wellicht met verschillende systemen en andere manieren van informatieopslag, waar de nieuwe collega’s hun weg in moeten vinden. Als de informatievoorziening gebrekkig of onvolledig wordt gevonden, is de inwerkperiode nog tijdrovender, kostbaarder en voor alle partijen frustrerend. Wie de dienstverlening en service richting burgers centraal stelt, wil altijd en overal toegang tot alle informatie hebben en niet hoeven zoeken in een ongestructureerd, papieren archief.
Digitaliseren zonder continuïteitsverlies
Archive-IT, autoriteit op het gebied van digitalisering, biedt overheden en gemeenten de mogelijkheid om al hun papieren informatie digitaal toegankelijk te maken, zonder de dagelijkse werkzaamheden te verstoren. En dat in één dag tijd. Archive-IT houdt er daarbij rekening mee dat de continuïteit van het primaire werkproces, de privacy en de veiligheid gewaarborgd is. Met name dit laatste is voor veel gemeenten een belangrijk onderdeel bij de digitalisering van documentatie. De waardevolle informatie mag niet in verkeerde handen vallen. De digitaliseringsprocessen van Archive-IT worden volgens de hoogste veiligheidsstandaarden uitgevoerd. Ons ISO 9001 en ISO 27001 certificaat zijn daar het bewijs van.
Informatiebeveiliging van het hoogste niveau
Zowel op fysiek als digitaal vlak heeft Archive-IT flink geïnvesteerd om de hoogst haalbare maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging door te voeren in haar bedrijfsprocessen. Veiligheid is dus geen issue meer bij digitalisering. Dankzij de dienstverlening van Archive-IT is elke overheidsinstantie ervan verzekerd dat het papieren archief veilig en snel in digitale vorm wordt gewaarborgd.