Het beheren van data kan een flinke uitdaging zijn, vooral in een wereld waar organisaties steeds meer informatie digitaal verwerken en opslaan. Verschillende wetten en regels, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en sectorspecifieke voorschriften, maken het noodzakelijk om grip te houden op data. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak waarbij datakwaliteit, data-integriteit en dataveiligheid centraal staan. Maar wat betekenen deze begrippen precies? Waarom zijn ze zo belangrijk, en welke risico’s loopt een organisatie wanneer deze niet goed op elkaar zijn afgestemd?

Datakwaliteit, data-integriteit en dataveiligheid: Hoe werken deze begrippen samen?

Om data op de juiste manier te beheren, is het essentieel om te begrijpen hoe datakwaliteit, data-integriteit en dataveiligheid elkaar aanvullen en versterken.

• Datakwaliteit verwijst naar de nauwkeurigheid, volledigheid, beschikbaarheid en actualiteit van gegevens. Goede datakwaliteit is essentieel voor efficiënte en effectieve bedrijfsprocessen. Incomplete of verouderde data kunnen leiden tot verkeerde analyses of beslissingen.
• Data-integriteit gaat een stap verder en richt zich op het behouden van de correctheid en consistentie van data gedurende de hele levenscyclus. Dit betekent dat gegevens betrouwbaar blijven bij opslag, verwerking en overdracht.
• Dataveiligheid omvat alle maatregelen die genomen worden om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, manipulatie, verlies of diefstal.

Deze drie elementen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een hoge datakwaliteit is afhankelijk van sterke data-integriteit, en beide worden gewaarborgd door een solide dataveiligheidsstrategie.

Risico’s bij gebrek aan grip op data

Wanneer organisaties onvoldoende aandacht besteden aan datakwaliteit, -integriteit en -veiligheid, kunnen de gevolgen groot zijn. De risico’s kunnen worden onderverdeeld in drie belangrijke categorieën:

Imagoschade en verlies van vertrouwen

Onjuiste of onbetrouwbare data kan leiden tot fouten in communicatie met klanten en partners. Dit schaadt het vertrouwen in de organisatie en kan resulteren in reputatieschade. Zeker in sectoren waar data cruciaal is, zoals de zorg en financiële dienstverlening, kan een fout direct invloed hebben op klanten of patiënten.

Operationele inefficiënties

Slechte datakwaliteit en inconsistente gegevens leiden tot verspilling van tijd en middelen. Teams moeten extra controles uitvoeren, fouten corrigeren en processen aanpassen. Daarnaast kunnen beveiligingslekken leiden tot dataverlies, waardoor herstelkosten en mogelijke juridische boetes ontstaan.

Juridische en nalevingsrisico’s

Veel organisaties zijn verplicht om te voldoen aan strenge regelgeving rondom dataopslag en -bescherming. Niet voldoen aan de AVG of andere relevante wetgeving kan leiden tot hoge boetes en juridische consequenties. In somige gevallen kan een datalek zelfs juridische claims van getroffen partijen veroorzaken.

Maatregelen om risico’s te voorkomen en processen te bevorderen

Het voorkomen van risico’s en het verbeteren van data-processen vereist een gestructureerde aanpak. Dit bestaat ui drie belangrijke onderdelen:

1. Datakwaliteit verbeteren

Het waarborgen van hoogwaardige data begint bij de volgende maatregelen:

• Standaardisatie: Definieer duidelijke datastandaarden en -structuren binnen de organisatie. Dit voorkomt inconsistenties en maakt data makkelijker te verwerken.
• Validatieprocessen: Controleer ingevoerde data op volledigheid en juistheid. Dit kan geautomatiseerd worden door software die fouten herkent en corrigeert.
• Dataopschoning: Voer periodieke controles en opschoningen uit om verouderde, dubbele of incorrecte gegevens te verwijderen.
• Datakwaliteitsmonitoring: Voer regelmatig kwaliteitscontroles uit om uw data actueel en accuraat te houden. Dit zorgt ervoor dat afwijkingen snel worden opgemerkt en direct kunnen worden aangepakt.
• Opleiding en bewustwording: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe belangrijk datakwaliteit is en hoe zij bijdragen aan een correct en efficiënt databeheer.

2. Bevorderen van data-integriteit

Om te garanderen dat data betrouwbaar blijft, kunnen de volgende stappen worden genomen:

• Implementeer sterke referentiële integriteit: Zorg ervoor dat relaties tussen tabellen in de database consistent blijven door deze regelmatig te controleren. Dit voorkomt fouten en zorgt ervoor dat gekoppelde gegevens correct blijven.
• Gebruik van controles en validatie bij invoer: Beperk de mogelijkheid om foutieve of incomplete data in te voeren door middel van geautomatiseerde controles.
• Gegevensnormalisatie: Sla gegevens op een gestandaardiseerde manier op om duplicatie te voorkomen en consistentie te waarborgen. Normalisatie helpt ook bij efficiënter databeheer en vergemakkelijkt de integratie van gegevens in meerdere systemen.
• Versiebeheer en audit logs: Houd bij welke wijzigingen worden doorgevoerd, door wie en wanneer, zodat fouten eenvoudig kunnen worden hersteld en fraude kan worden opgespoord.
• Automatisering: Verminder menselijke fouten door processen te automatiseren, zoals datamigraties en validaties.

3. Dataveiligheid versterken

Dataveiligheid is essentieel om datalekken en cyberdreigingen te voorkomen. Belangrijke maatregelen zijn:

• Encryptie: Versleutel gevoelige data, zowel in opslag als tijdens transport.
• Toegangsbeheer: Gebruik het need-to-know principe: medewerkers krijgen alleen toegang tot data die noodzakelijk is voor hun functie.
• Beveiligde netwerken: Bescherm systemen met firewalls, VPN’s en andere netwerkbeveiligingsmaatregelen.
• Regelmatige updates en patches: Houd software en systemen up-to-date om kwetsbaarheden te minimaliseren.
• Back-ups en herstelplannen: Zorg voor frequent back-ups en test herstelplannen, zodat data snel kan worden hersteld na incidenten.
• Security awareness training: Medewerkers vormen vaak de zwakste schakel in cybersecurity. Regelmatige training helpt hen om phishing, malware en andere bedreigingen te herkennen.
• Incidentresponsplan: Ontwikkel een stappenplan voor datalekken of cyberaanvallen en test dit regelmatig.
• Monitoren en registeren: Gebruik systemen die gegevens en activiteiten real-time monitoren en activiteiten registreren.

Hoe werkt dit bij Archive-IT?

Archive-IT heeft haar interne processen en software ontwikkeld met een sterke focus op kwaliteit en veiligheid. Deze toewijding blijkt ook uit onze certificeringen. We zijn gecertificeerd voor ISO 27001, NEN 7510 en ISO 9001. Dit betekent dat onze processen voldoen aan strenge eisen op het gebied van informatiebeveiliging en kwaliteitsbeheer. Deze certificeringen worden verkregen na strenge onafhankelijke audits. Om de veiligheid verder te waarborgen, wordt regelmatig aandacht besteed aan veiligheidsbewustzijn bij medewerkers. Daarnaast houdt een Quality, Privacy & Security Officer toezicht op de naleving van de richtlijnen.

Daarnaast hanteren wij het need-to-know-principe, waarbij medewerkers alleen toegang hebben tot de data die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden. Dit geldt zowel voor fysieke toegang tot ons gebouw als voor digitale systemen.

Onze software biedt geavanceerde mogelijkheden om datakwaliteit en -veiligheid te verbeteren, en ondersteunt organisaties bij het naleven van de AVG. Bijvoorbeeld door functionaliteiten voor veilige documentopslag, geautomatiseerde retentiebeleid en permanente verwijdering van gegevens volgens wettelijke voorschriften.

Conclusie

Datakwaliteit, -integriteit en -veiligheid zijn essentieel voor een betrouwbare en efficiënte bedrijfsvoering. Zonder grip op data kunnen organisaties te maken krijgen met imagoschade, inefficiënties en juridische risico’s. Door proactieve maatregelen te nemen en samen te werken met betrouwbare partners zoals Archive-IT, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun data niet alleen veilig is, maar ook van hoge kwaliteit en bruikbaar voor strategische besluitvorming.

Wilt u meer weten over hoe u de veiligheid van uw data optimaal kunt waarborgen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op of lees onze blog: "De veiligheid van uw data"!