Wanneer een document met tekst en afbeeldingen online gedeeld wordt, wordt vaak gekozen voor het pdf-formaat. Dit heeft als voordeel dat het document er altijd hetzelfde uitziet, of het nu op een telefoon, tablet of computer bekeken wordt. Voor archiefdocumenten, zoals personeels- of medische dossiers, is echter een nog strengere eis van toepassing. Deze documenten moeten namelijk altijd precies hetzelfde worden weergegeven, ongeacht de omstandigheden. Om aan deze eisen te voldoen, is PDF/A ontwikkeld.
Wat is PDF/A?
PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is een speciale variant van het pdf-bestand. Dit formaat is specifiek ontwikkeld voor het langdurig archiveren van documenten. Een PDF/A garandeert dat de weergave van het document op lange termijn consistent blijft, ongeacht veranderingen in systemen en technologie.
Het formaat is onafhankelijk van externe factoren, zoals lettertypen, opmaak en multimedia-elementen, om dat alle benodigde gegevens in het document zelf zijn opgenomen. Daarnaast is een PDF/A uitstekend geschikt voor het gebruik van metadata, waardoor documenten beter geclassificeerd worden en gemakkelijker vindbaar zijn.
In tegenstelling tot een standaard pdf-bestand, is PDF/A ISO-gestandaardiseerd en voldoet het aan de normen van duurzaam digitaal archiveren. Dit waarborgt de integriteit en authenticiteit van documenten. Eenmaal opgeslagen in PDF/A-formaat, kunnen documenten niet meer worden gewijzigd.
Verschillende versies van PDF/A
Er zijn vier verschillende soorten PDF/A, namelijk: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 en PDF/A-4. Deze versies zijn ontworpen om te voldoen aan verschillende behoeften op het gebied van documentarchivering.
PDF/A-1
PDF/A-1 is de eerst ontwikkelde versie. Dit bestandstype wordt vaak gebruikt voor documenten die lange tijd bewaard moeten worden, maar waarbij geen multimedia nodig is. Het vereist dat lettertypen worden ingesloten, zodat de tekst correct wordt weergegeven en niet afhankelijk is van externe factoren.
Deze versie heeft echter wat beperkingen. Het ondersteunt geen multimedia (zoals audio of video), transparantie of grafische elementen. Ook is het niet mogelijk om bijlagen aan het document toe te voegen.
PFD/A-2
PDF/A-2 biedt meer functionaliteiten. Het bestandstype ondersteunt transparantie, wat betekent dat documenten met transparante lagen of afbeeldingen compatibel zijn. Daarnaast maakt het gebruik van geavanceerde compressie-algoritmen, waardoor de bestandsgrootte verkleind kan worden zonder kwaliteitsverlies.
PDF/A-2 ondersteunt ook OpenType-lettertypen, wat meer flexibiliteit biedt in de keuze van een lettertype. Bovendien kunnen pdf-bestanden als bijlage aan het document worden toegevoegd. Dit type is geschikt voor documenten met diverse grafische elementen of technische documenten en rapporten met diagrammen of grafieken.
PDF/A-3
PDF/A-3 is gebaseerd op de PDF/A-2, maar heeft een belangrijke uitbreiding: het is mogelijk om niet-PDF bestanden toe te voegen als bijlage. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld Excel- en Word-bestanden, afbeeldingen, video’s, of andere formaten worden toegevoegd. Het nadeel is dat de bestandsgrootte hierdoor aanzienlijk groter kan worden.
PDF/A-4
PDF/A-4 is de nieuwste versie van de PDF/A-standaard. Deze versie biedt extra mogelijkheden, waardoor het geschikt is voor een breder scala aan archiveringsbehoeften.
Het documenttype is gebaseerd op PDF/A-2, maar biedt uitgebreidere mogelijkheden voor het beheer van metadata. Dit maakt het gemakkelijker om documenten te indexeren en terug te vinden. Ook biedt het een gestandaardiseerde manier om documenten te structureren en ondersteunt het digitale handtekeningen en tijdstempels, wat de integriteit versterkt. Daarnaast ondersteunt PDF/A-4 zowel de TrueType- als de OpenType lettertypen, wat zorgt voor meer flexibiliteit.
Een belangrijk verschil met PDF/A-3 is dat PDF/A-4 geen bijlagen ondersteunt. Hierdoor is dit type geschikt voor eenvoudige documenten, zonder complexiteit van bijgevoegde bestanden. De bestandsgrootte van PFD/A-4 is doorgaans kleiner dan die van PDF/A-3.
A-type vs. B-type
PDF/A-bestanden kunnen worden opgeslagen in een A- of B-type. Deze types verwijzen naar het niveau van documentbehoud en de keuze hangt af van de mate van toegankelijkheid en doorzoekbaarheid die vereist is.
- A-type Het A-type is geschikt voor documenten die zowel toegankelijkheid als doorzoekbaarheid vereisen en die op lange termijn in een gestructureerde vorm bewaard moeten blijven. Dit is vaak het geval bij documenten die geanalyseerd of doorzocht moeten worden, zoals tekstbestanden of rapporten.
- B-type Het B-type is ideaal voor documenten die bedoeld zijn om visueel hetzelfde te blijven, zoals gescande documenten, afbeeldingen of grafieken. In dit geval hoeft de inhoud zelf niet doorzoekbaar te zijn, en gaat het voornamelijk om het behouden van de visuele integriteit van het document.
Hoe worden PDF/A-bestanden gebruikt in verschillende vakgebieden?
Per vakgebied kunnen deze documenten voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Om dit te verduidelijken, volgen hier enkele voorbeelden.
|
Vakgebied |
|
|
Gezondheidszorg |
- Diagnoses - Behandelingsgeschiedenis - Labresultaten - Verzekeringsclaims - Betalingen - Administratieve gegevens van patiënten |
|
Overheid |
- Wetgeving - Decreten - Voorschriften - Verordeningen - Contracten - Overeenkomsten - Vergunningen - Rechterlijke uitspraken - Aangiften - Belastingrapporten |
|
Woningcorporaties |
- Huurcontracten - Renovatieovereenkomsten - Koopovereenkomsten |
|
Farmacie |
- Onderzoeksprotocollen - Testresultaten - Patiëntinformatie - Goedkeuringsformulieren - Batchrecords - Productie-instructies - Inspectierapporten - Kwaliteitsbeoordelingen - Certificering voor grondstoffen en producten |
|
Onderwijs |
- Syllabi - Cursusdocumenten - Scripties en afstudeerprojecten - Diploma’s en certificaten - Getuigschriften - Onderzoeksrapporten - Studentenprofielen - Examenresultaten - Inschrijfformulieren |
|
Advocatuur & notariaat |
- Testamenten - Huwelijkse voorwaarden - Rechterlijke uitspraken - Bewijsstukken - Procesdocumenten - Notariële oprichtingsakten |
|
Ondernemingen |
- Arbeidsovereenkomsten - Salarisadministratie - Lange-termijn contracten - Beleids- en procedurehandboeken - Personeelsbeleid - Verzekeringspolissen - Licenties en vergunningen |
Wat zijn de voordelen van het gebruik van PDF/A-bestanden?
Het grootste voordeel van PDF/A-bestanden is dat ze voldoen aan wet- en regelgeving. Ze helpen organisaties om te voldoen aan wettelijke eisen die betrekking hebben op documentbeheer, zoals de AVG, SOX en belastingwetgeving. Daarnaast bieden PDF/A-bestanden juridische zekerheid, omdat documenten niet meer kunnen worden gewijzigd na het opslaan in dit formaat.
Op de lange termijn kan het gebruik van PDF/A kosteneffectief zijn, doordat het zorgt voor eenvoudigere documentopslag en minder risicovolle fouten. Het bestandstype is bestand tegen technologieveranderingen, waardoor documenten minder vaak gemigreerd hoeven te worden naar andere formaten. Zo kunnen ze worden geopend met toekomstige software en hardware, zonder dat de leesbaarheid verloren gaat.
De integriteit van de documenten zorgt ervoor dat ze tijdens een audit gemakkelijker kunnen worden geverifieerd. PDF/A-bestanden kunnen worden versleuteld en voorzien van digitale handtekeningen, wat bijdraagt aan de beveiliging en authenticiteit. Bovendien vergroot de OCR-technologie voor metadata de doorzoekbaarheid van documenten, wat het proces versnelt.
Hoe kan Archive-IT u hierbij helpen?
Archive-IT beschikt over alle benodigde technieken voor de productie van PDF/A-bestanden. In overleg met u beoordelen we de wettelijke kaders, de technische mogelijkheden van uw software en uw specifieke wensen op het gebied van digitaal archiveren. Of het nu gaat om de conversie van digitale documenten naar PDF/A of het scannen van papieren documenten naar het juiste digitale archiefformaat – desgewenst met tekstextractie – wij hebben de kennis en tools om uw informatie toekomstbestendig te maken voor uw digitale archief.
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vandaag nog contact met ons op!