ISD Kompas is een intergemeentelijke sociale dienst die is opgezet door de gemeenten Nuth, Simpelveld en Voerendaal. Inmiddels is de gemeente Nuth samen met de gemeenten Schinnen en Onderbanken opgegaan in de fusiegemeente Beekdaelen en daardoor worden ook de voormalige gemeenten Schinnen en Onderbanken geleidelijk aan ondergebracht bij ISD Kompas. Inwoners van deze Zuid-Limburgse gemeenten die (tijdelijk) geen inkomen hebben, kunnen terecht bij ISD Kompas. Samen met werkzoekenden kijkt ISD Kompas naar de kansen en mogelijkheden die de regionale arbeidsmarkt biedt.
Digitaliseren
ISD Kompas heeft ervoor gekozen om hun cliëntendossiers te digitaliseren. De aanleiding voor deze keuze was dat ze graag op een veiligere en betrouwbaardere manier wilden gaan werken. Walter Grenda, Extern adviseur Archief bij ISD Kompas, vertelt: “De fysieke dossiers hingen voorheen in een archiefkast. Dit werkte prima, maar als een medewerker een dossier meenam en dit niet registreerde, dan wist niemand waar dit dossier was. Dit is natuurlijk ontzettend lastig, zeker wanneer we het hebben over betalingen van mensen in de bijstand. Het gaat om informatie die erg privacygevoelig is en die mag niet zomaar op straat komen te liggen. Daarnaast is het zeer belangrijk dat alle werkprocessen in het juiste dossier terechtkomen en dit ging voorheen niet altijd goed. Mensen blijven natuurlijk ook maar mensen en kunnen altijd fouten maken. Door te digitaliseren is de menselijke fout geminimaliseerd en worden alle handelingen in de dossiers automatisch gelogd. Een hele belangrijke verbetering.”
Selectieproces
Walter vertelt verder: “Naast het feit dat we een partner zochten om de papieren dossiers te digitaliseren, waren we tevens op zoek naar een digitale oplossing waarin de dossiers ontsloten konden worden en multi-raadpleegbaar zijn. Hiervoor kwamen meerdere partijen in aanmerking, die we tijdens het selectieproces hebben bekeken. We hadden van tevoren hoge eisen gesteld aan de digitale oplossing die we voor ogen hadden. Belangrijke functionaliteiten waar we op gelet hebben waren o.a. de beschikking over een archiefmodule en een automatisch vernietigingsbeleid. Het systeem van Archive-IT voldeed precies aan onze strenge eisen. Om het hele proces ook in de praktijk te ervaren hebben we een rondleiding bij Archive-IT gehad. We waren hiervan erg onder de indruk en uit alles bleek dat Archive-IT het op een professionele manier geregeld heeft. Vooral de mate van informatiebeveiliging sprong er voor mij echt uit. De duidelijke uitleg en het samen kijken naar een geschikte oplossing voor ISD Kompas op maat heeft ons écht overtuigd!”
Werkprocesniveau
ISD Kompas heeft ervoor gekozen om op werkprocesniveau te gaan registreren, digitaliseren en archiveren. Walter vertelt: “We hebben gekozen voor het registreren op werkprocesniveau, omdat we uiteindelijk ook op werkprocesniveau willen gaan vernietigen. Dit betekent dat er binnen één dossier van een cliënt verschillende registraties op werkprocesniveau hebben plaatsgevonden door Archive-IT. Op deze manier hoeft niet het gehele dossier in beheer gehouden te worden totdat een cliënt de relatie beëindigt met ISD-Kompas (o.a. in geval van verhuizing naar een andere gemeente, door overlijden of doordat de cliënt een baan heeft aanvaard). Voor ons is dit cruciaal, omdat niet alle werkprocessen binnen één en hetzelfde dossier gelijke bewaartermijnen hebben. Nu kunnen we ons vernietigingsbeleid afstemmen op de werkprocessen en de daarbij behorende wet- en regelgevingen. We hebben namelijk niet alleen een bewaarplicht, maar ook een vernietigingsplicht.”
Fijne samenwerking
“We hebben de samenwerking als zeer prettig ervaren. Er is door de projectgroep vanuit ISD en de betrokken medewerkers van Archive-IT over en weer gecommuniceerd. De opdracht is tussentijds veranderd, omdat er nieuwe zaken aan het licht kwamen. De flexibiliteit en het meedenken hierin, heb ik als een groot pluspunt ervaren. Eventuele hick-ups werden gezamenlijk aangepakt, zodat het project weer op een goede manier doorgang kon vinden. We vonden het belangrijk dat we ook tijdens het digitaliseringsproces de fysieke dossiers snel voorhanden konden hebben. We hebben dan ook enkele keren stukken uit de fysieke omgeving opgevraagd. Dit ging allemaal erg goed en snel. Een pluim voor de medewerkers van Archive-IT, iedereen heeft er de schouders onder gezet!”
ISD Kompas is nog niet volledig digitaal en wil in de toekomst zeker nog een aantal stappen gaan zetten op dit gebied. Wij bedanken ISD Kompas voor het vertrouwen!