De dienstverlening aan de klantzijde binnen gemeente Peel en Maas was al volledig digitaal ingericht. De volgende stap was het optimaliseren en digitaliseren van de interne werkprocessen. In januari 2019 startte Archive-IT met het digitaliseren van milieuvergunningen, bodemdossiers en BSGW-dossiers. Dit resulteerde in snellere en efficiëntere werkprocessen. Uniek bij deze opdracht was dat een medewerker van Archive-IT de dossiers op locatie scanklaar maakte voordat ze werden gedigitaliseerd.
Efficiënter werken
De gemeente Peel en Maas is ontstaan uit een fusie van de voormalige gemeenten Helden, Kessel, Meijel en Maasbree. Om de digitale dienstverlening voor interne medewerkers te verbeteren, besloot de gemeente haar dossiers te digitaliseren. De aanpak en dienstverlening van Archive-IT sloten het beste aan bij de wensen van de gemeente. Toos Wilms, archivaris bij de gemeente Peel en Maas, licht toe: “Onze dienstverlening is volledig digitaal ingericht, en papieren dossiers passen hier niet meer bij. Bovendien is een digitaal dossier veel sneller terug te vinden en aanzienlijk veiliger dan een papieren versie.”
Digitaliseren op locatie
Eljesa Muzlijaj, medewerkster Services bij Archive-IT, was verantwoordelijk voor de opschoning van de dossiers bij de gemeente in Panningen. Ze legt uit hoe dit proces verloopt: “Op dit moment ben ik bezig met het opschonen en digitaliseren van de dossiers Milieuvoorzieningen. Deze dossiers bevatten uiteenlopende documenten met verschillende lay-outs. Daarom is het belangrijk om ze zorgvuldig door te nemen en correct in te delen onder de juiste tabbladen. Vervolgens bundelen we de documenten en koppelen we ze aan de bijbehorende beschikkingsdatum. Zo is in de digitale versie in één oogopslag duidelijk welke documenten bij elkaar horen."
Zorgvuldigheid
Zodra alle dossiers zijn gedigitaliseerd, worden ze in principe nog drie jaar opgeslagen bij Archive-IT op palletniveau. Toos Wilms legt uit: "In deze periode controleren we of er nog onduidelijkheden zijn en of alles soepel verloopt binnen het digitale archief. Als alles naar wens functioneert, stellen we een verklaring van vernietiging op en worden de fysieke dossiers vertrouwelijk vernietigd. Zo zorgen we voor een betrouwbaar en goed georganiseerd archief."
Fijne samenwerking
Inmiddels werken de gemeente Peel en Maas en Archive-IT al meer dan een half jaar samen. Toos Wilms vertelt hierover: “De samenwerking met zowel Eljesa als Archive-IT verloopt heel goed. Eljesa loopt inmiddels als volwaardig collega rond bij de gemeente en we zijn zeer positief over het werk dat ze tot nu toe heeft geleverd. Daarnaast is de manier waarop we samen met Archive-IT de verwerking van de opdracht hebben besproken ook fijn verlopen. We hebben de opdracht in kleine delen opgedeeld en per deel gekeken hoe we dit nu precies konden gaan aanpakken.”
Resultaat
- Versnelde en verbeterde werkprocessen.
- De inhoud van de dossiers voldoet nu aan de selectielijsten.
- De digitale dossiers zijn veel sneller te raadplegen dan papieren dossiers.
- De dossiers zijn nu veilig opgeslagen conform AVG.