Langedijk is een gemeente in de provincie Noord-Holland, tien kilometer ten noordoosten van Alkmaar. Met ruim 27.000 inwoners een middelgrote gemeente. In 2014 besloot de gemeente om de processen Werk en Inkomen uit te besteden aan de Intergemeentelijke Sociale Dienst Halte Werk. Deze beslissing was het startsein om de dossiers Werk en Inkomen van de gemeente Langedijk te digitaliseren.
Samenwerken
De Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD) Halte Werk is een samenwerkingsverband van de gemeenten Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk die met ingang van 1 januari 2015 van start is gegaan om de uitvoering van de Participatiewet gezamenlijk op te pakken. Op 1 juli 2014 werd de Participatiewet vastgesteld als vervanging voor Wet werk en bijstand (Wwb), de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een groot deel van de Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wajong). De ISD Halte Werk neemt de uitvoering van deze wet over, zodat krachten gebundeld kunnen worden en efficiency voordelen behaald worden. Door de samenwerking tussen de gemeenten en de ISD Halte Werk, kwam gemeente Langedijk in aanraking met Archive-IT. Gemeente Alkmaar had namelijk al ervaring met Archive-IT, door eerdere projecten waar ze tevreden over zijn. De keuze voor Archive-IT werd genomen na een gedegen onderzoek, waarbij ze verschillende criteria gewogen hebben. Een belangrijk criteria was het ISO 27001 certificaat, dat staat voor informatiebeveiliging. “Er wordt met privacygevoelige documenten gewerkt en Archive-IT heeft dat helemaal op orde”, aldus Alex Huisman, Adviseur Informatisering en Automatisering bij gemeente Langedijk.
Ingang participatiewet
De dossiers Werk en Inkomen van gemeente Langedijk zijn allemaal digitaal afgeleverd in het Document Management Systeem van de gemeente Alkmaar die de ICT ondersteuning van Halte Werk verzorgt. Gemeente Langedijk heeft de fysieke dossiers inmiddels gereconstrueerd terug in haar eigen archief, nadat de digitalisering had plaatsgevonden. De oprichting van de ISD Halte Werk was dan ook het startsein om deze dossiers met voorrang te digitaliseren. Alles moest op korte termijn digitaal, zodat Halte WerkD van start kon als de Participatiewet in ging.
Goed doordacht en stap voor stap
Digitaal werken is voor de gemeente niet onbekend. “We werken namelijk met digitale poststukken”, geeft Huisman aan. “Elke dag worden poststukken door eigen medewerkers gescand, digitaal opgeslagen en aan de werkvoorraad van de juiste persoon toegevoegd, en een project als het scannen en ontsluiten van dossiers Werk en Inkomen is voor onze gemeente een natuurlijke vervolgstap naar een nieuwe manier van digitaal werken. We zijn nu bezig met een handboek om processen in kaart te brengen voor digitalisering. Onze wens is om na de zomer te beginnen aan de implementatie, welke getrokken wordt door de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV). We zullen ons allereerst richten op digitalisering van stukken die geen lange bewaartermijn hebben met als doel deze stukken niet meer fysiek te hoeven bewaren. Een digitale gemeente, dat is wat we willen zijn.”
“We zijn volop bezig om de gemeente klaar te stomen voor nieuwe wet- en regelgevingen, zoals de Omgevingswet, en ontwikkelingen zoals e-ID. Het efficiënter omgaan met tijd en papier, is hiervoor een pre. De basis om dit doel te kunnen bewerkstelligen, is het vooraf digitaliseren van informatie en niet meer achteraf. Op deze manier kunnen we het werkproces aanpassen, zal digitaal werken toenemen en kunnen we deze ontwikkelingen steeds beter integreren binnen onze werkprocessen.”