Substitutie scannen | Archive-IT

Substitutie

Steeds meer overheidsinstellingen stappen over op digitaal werken. Wanneer u volledig digitaal werkt, is het archiveren van documenten in digitale vorm een logische volgende stap. Substitutie scannen biedt de oplossing om afscheid te nemen van het papieren archief. Dit proces zorgt ervoor dat fysieke documenten worden vervangen door betrouwbare digitale kopieën, waardoor het archief efficiënter en toekomstbestendig wordt.

Vervangen

Substitutie maakt het mogelijk om papieren documenten te vervangen door digitale reproducties die dezelfde status krijgen als originele archiefstukken. Volgens de Archiefwet moet een digitale versie de gegevens van het originele document nauwkeurig en volledig weergeven. Archive-IT biedt substitutie scannen aan dat voldoet aan de vereiste normen, waardoor papieren archieven op een wettelijke en betrouwbare manier digitaal kunnen worden opgeslagen.

Uw voordelen

Minder fysieke opslagruimte door papieren documenten te digitaliseren.
Hogere efficiëntie bij het beheren en doorzoeken van documenten.
Verbeterde toegankelijkheid van documenten in digitale vorm.
Naleving van de Archiefwet, met digitale reproducties die dezelfde status hebben als originele documenten.
Betere veiligheid van documenten via digitale back-ups en minder risico op verlies op schade.

Handboek Vervanging

Voordat u begint met het scannen van documenten, is het essentieel om een Handboek Vervanging op te stellen. Dit handboek onderbouwt het besluit om documenten te vervangen en toont aan dat u zorgvuldig omgaat met uw bevoegdheid. Het opstellen van dit handboek vereist dat u de volgende stappen doorloopt:

Voorbereiding: Bepalen van de aspecten die bij substitutie een rol spelen en of vervanging verantwoord is.
Beeldkwaliteit: Vaststellen van de benodigde beeldkwaliteit.
Technische infrastructuur: Inrichten van de technische infrastructuur.
Procesinrichting: Organiseren van het proces van documentreproductie.
Kwaliteitsprocedures: Definiëren van procedures om de kwaliteit te waarborgen.
Vervangingsbesluit: Formele vastlegging van het vervangingsbesluit.
Uitvoering: Uitvoeren van de vervangingsprocedure.
Beheer: Beheren en onderhouden van het vervangingsproces.

Het proces

U bent zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het Handboek Vervanging, maar Archive-IT biedt begeleiding en zorgt ervoor dat het scannen van documenten volgens uw richtlijnen en de wet- en regelgeving plaatsvindt. Na het scannen voert uw organisatie de controle uit, terwijl Archive-IT alle bewijslast en controlepunten kan aanleveren. Na afloop kunt u aantonen dat u voldoet aan de richtlijnen en Archive-IT kan, indien gewenst, de papieren documenten vertrouwelijk vernietigen.