Een HRM-afdeling binnen een organisatie heeft vaak te maken met verschillende informatie-eilanden. Er wordt veelvuldig gewerkt met HR-systemen, zoals Visma | Raet of AFAS, maar er bestaat ook nog papieren historie van personeelsdossiers. Daarnaast komt het voor dat men ook nog in een mappenstructuur op een gedeelde schijf digitale bestanden van medewerkers gearchiveerd heeft. Niet efficiënt, niet conform de wetgeving en niet transparant.
Personeelsdossiers
Een digitaal personeelsdossier
Veel bestaande systemen hebben een module om documenten te archiveren als online personeelsdossier. Door de historie aan personeelsdossiers te laten digitaliseren en te integreren met het pakket waarmee u werkt, ontstaat er één overzicht met alle informatie van een personeelslid. Ook kunt u eindelijk afstand nemen van die ladekast met papieren documenten. In het geval u naast papieren dossiers ook nog digitale mapjes hebt, is het mogelijk deze tevens te migreren naar uw digitale applicatie. Zo heeft u niet alleen direct toegang tot alle informatie van één medewerker, maar kunt u diezelfde medewerker ook transparant toegang geven tot zijn/haar eigen dossier.
Mogelijkheden
Er zijn een aantal mogelijkheden om uw papieren personeelsdossiers te digitaliseren. Grofweg kunnen we drie vormen onderscheiden:
- Digitalisering op dossier-/tabbladniveau.
- Digitalisering met behulp van geselecteerde kerndocumenten.
- Digitalisering op documentniveau.
Vrijblijvend advies
Om te ontdekken welke manier van digitalisering het beste past bij uw wensen, eisen en budget, adviseren wij u altijd een geheel vrijblijvend gesprek met één van onze collega’s. Wij kijken dan samen met u naar de indeling van de papieren dossiers, de indeling die u digitaal hanteert (of wil gaan hanteren) en de eisen die u stelt aan het gebruiksgemak.
Meer weten over de verschillende manieren van digitalisering zoals bovenstaand opgesomd? Download dan onze whitepaper: digitaliseren personeelsdossiers. Hier worden de vormen nader toegelicht, inclusief voor- en nadelen. Ook vindt u hier meer informatie terug over de bewaartermijnen van de documenten in een personeelsdossiers, de uitzonderingen en nog veel meer!
Waarom digitaliseren?
- Waardevolle ruimte komt vrij.
- Er ontstaat één overzicht met alle personeelsinformatie.
- U kunt eenvoudiger voldoen aan de AVG wet- en regelgeving.
- Veiligheid en autorisaties worden beter gewaarborgd.
- U biedt transparantie ten opzichte van uw medewerkers.
- U kunt plaats- en tijdonafhankelijk uw werkzaamheden uitvoeren.
Integratie met uw systeem
Archive-IT heeft koppelingen met systemen als AFAS en Visma | Raet. Op deze manier zorgen wij ervoor dat alle gedigitaliseerde documenten rechtstreeks in uw pakket geïmporteerd worden en onder de juiste medewerker komen te hangen. Zonder dat u hier werk en energie in hoeft te steken. Werkt u met een pakket waar wij geen standaard koppeling mee hebben? Geen probleem! Archive-IT gaat in gesprek met de leverancier en zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde bestanden op correcte wijze worden aangeleverd, zodat ze in bulk geïmporteerd kunnen worden. Benieuwd of wij integreren met uw pakket? Vraag het via onderstaand contactformulier.
Creëer meerwaarde door vitaliseren
Archive-IT zet slimme technologie in, om van ongestructureerde data gestructureerde informatie te maken. Dit doen wij door onder andere classificatie, data extractie en OCR toe te passen. Zo geven wij uw documenten metagegevens mee, die u vervolgens helpen bij (bijvoorbeeld) het zoeken van de juiste informatie, het categoriseren van documenten en het instellen van uw retentiebeleid. Lees verder hoe dit proces werkt!
Het proces & de kosten
Het start allemaal met een vrijblijvend adviesgesprek. Vervolgens wordt er een offerte voor u uitgewerkt. Bent u akkoord? Dan gaan we over tot de uitvoering. De stappen die uw project doorloopt vindt u terug op onze digitaliseringspagina.
In de offerte fase informeren wij u over de kosten. Omdat de kosten voor het digitaliseren van personeelsdossiers sterk afhankelijk zijn van de omvang, de manier van digitaliseren en de technologie die we toepassen, wordt er altijd een voorstel op maat gemaakt.
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Referentie
“Voor ons is het belangrijk dat de veiligheid van de gegevens van onze medewerkers geborgd is. Het gaat om privacygevoelige informatie en dat moet je serieus nemen. Dat Archive-IT informatiebeveiliging hoog in het vaandel heeft staan, was ons snel duidelijk; met het ISO 27001 certificaat als bevestiging.”
Joan Damen
| Hoofd Administratie,
“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via Archive-IT en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met Archive-IT hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.“
Jeannette de Haan
| Medewerker personeelszaken,
“Tijdens het digitaliseringstraject heb ik vooral de proactieve houding van Archive-IT als erg prettig ervaren. Op het moment dat een reactie vanuit mijn kant wat langer uitbleef, kreeg ik gelijk een berichtje met de vraag of ik hulp nodig had. De medewerkers van Archive-IT zitten er echt bovenop om alles zo goed mogelijk en conform de afgesproken planning te laten verlopen.”
Onze klanten
