Een HRM-afdeling binnen een organisatie heeft vaak te maken met verschillende informatie-eilanden. Er wordt veelvuldig gewerkt met HR-systemen, zoals Visma | Raet of AFAS, maar er bestaat ook nog papieren historie van personeelsdossiers. Daarnaast komt het voor dat men ook nog in een mappenstructuur op een gedeelde schijf digitale bestanden van medewerkers gearchiveerd heeft. Dit is niet efficiënt, niet conform de wetgeving en niet transparant.
Personeelsdossiers
Een digitaal personeelsdossier
Veel bestaande systemen bieden een module voor het archiveren van documenten als online personeelsdossier. Door de historie van personeelsdossiers te laten digitaliseren en te integreren met het HR-systeem waarmee u werkt, ontstaat er één overzicht van alle informatie van een medewerker. U kunt eindelijk afscheid nemen van die ladekast met papieren documenten. Daarnaast is het mogelijk om digitale mapjes naar uw digitale applicatie te migreren. Zo heeft u niet alleen direct toegang tot alle informatie van een medewerker, maar kunt u diezelfde medewerker ook transparant toegang geven tot zijn/haar eigen dossier.
Personeelsdossiers digitaliseren: De mogelijkheden
Er zijn een aantal mogelijkheden om uw papieren personeelsdossiers te digitaliseren. Grofweg kunnen we drie vormen onderscheiden:
- Digitalisering op dossier-/tabbladniveau.
- Digitalisering met behulp van geselecteerde kerndocumenten.
- Digitalisering op documentniveau.
De voordelen
Elke methode heeft zijn eigen voordelen en kan aangepast worden aan de behoeften van uw organisatie.
- Waardevolle ruimte komt vrij.
- Er ontstaat één overzicht met alle personeelsinformatie.
- U kunt eenvoudiger voldoen aan de AVG wet- en regelgeving.
- Veiligheid en autorisaties worden beter gewaarborgd.
- U biedt transparantie ten opzichte van uw medewerkers.
- U kunt plaats- en tijdonafhankelijk uw werkzaamheden uitvoeren.
Integratie met uw systeem
Archive-IT heeft koppelingen met systemen zoals AFAS en Visma | Raet, zodat alle gedigitaliseerde documenten automatisch in uw HR-systeem worden geïmporteerd en onder de juiste medewerker worden opgeslagen. Dit bespaart tijd en vermindert handmatige invoer. Werkt u met een systeem zonder standaard koppeling? Geen probleem! Archive-IT gaat in gesprek met de leverancier om ervoor te zorgen dat de gedigitaliseerde documenten correct worden aangeleverd en in bulk kunnen worden geïmporteerd.
Creëer meerwaarde door dataverrijking
Archive-IT zet slimme technologie in om van ongestructureerde data gestructureerde informatie te maken. We gebruiken technieken zoals classificatie, data-extractie en OCR om documenten van metagegevens te voorzien. Dit helpt u bij het snel vinden van de juiste informatie, het categoriseren van documenten en het instellen van een retentiebeleid
Het proces & de kosten
Het proces start met een vrijblijvend adviesgesprek. Daarna wordt een op maat gemaakte offerte voor u opgesteld. Bent u akkoord? Dan starten we met de uitvoering. De stappen die uw project doorloopt, vindt u terug op onze digitaliseringspagina.
In de offertefase informeren wij u over de kosten. Omdat de kosten voor het digitaliseren van personeelsdossiers sterk afhankelijk zijn van de omvang en de gebruikte technologie, wordt er altijd een voorstel op maat gemaakt.
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Referentie
“Voor ons is het belangrijk dat de veiligheid van de gegevens van onze medewerkers geborgd is. Het gaat om privacygevoelige informatie en dat moet je serieus nemen. Dat Archive-IT informatiebeveiliging hoog in het vaandel heeft staan, was ons snel duidelijk; met het ISO 27001 certificaat als bevestiging.”
Joan Damen
| Hoofd Administratie,
“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via Archive-IT en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met Archive-IT hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.“
Jeannette de Haan
| Medewerker personeelszaken,
“Tijdens het digitaliseringstraject heb ik vooral de proactieve houding van Archive-IT als erg prettig ervaren. Op het moment dat een reactie vanuit mijn kant wat langer uitbleef, kreeg ik gelijk een berichtje met de vraag of ik hulp nodig had. De medewerkers van Archive-IT zitten er echt bovenop om alles zo goed mogelijk en conform de afgesproken planning te laten verlopen.”
Onze klanten
