De Sint Maartenskliniek is als gespecialiseerd ziekenhuis in Nederland en Europa toonaangevend in de behandeling van aandoeningen op het gebied van houding en beweging. De Sint Maartenskliniek biedt haar behandelingen en zorg aan in Nijmegen, Woerden, Boxmeer en Tiel. Per jaar worden er zo’n 60.000 mensen uit verschillende regio’s door zo’n 1700 werknemers bij de Sint Maartenskliniek behandeld.
Het digitale tijdperk
Melanie Heijmink, personeelsfunctionaris, is al een aantal jaar werkzaam voor de Sint Maartenskliniek te Nijmegen. ‘’Onze afdeling P&O was nog vrij ouderwets als het gaat om digitaliseren. We werkten nog met papieren personeelsdossiers, wat eigenlijk niet meer paste binnen het huidige digitale tijdperk. Daarnaast waren er bij ons in de organisatie veel leidinggevenden die een eigen schaduwdossier bijhielden van de personeelsdossiers. Dit betekende dat er dus meerdere ‘exemplaren’ van één dossier in de organisatie aanwezig waren, maar op het moment dat je gaat digitaliseren en zowel leidinggevenden, medewerkers en de afdeling P&O toegang hebben tot een en dezelfde digitale dossier dan voorkom je dat er schaduwdossiers worden aangelegd’’, aldus Melanie Heijmink.
Het opschonen van de dossiers
‘’Wij hadden veel dubbele documenten in onze personeelsdossiers. Daarom hebben wij alle dossiers zelf binnen de organisatie opgeschoond en vervolgens naar Archive-IT gestuurd om gedeeltelijk te laten digitaliseren. Het waren ongeveer 1800 personeelsdossiers, dus het opschonen heeft een flinke tijdsinvestering gevraagd! Wij waren in de veronderstelling dat documenten bij het digitaliseren direct de juiste benaming zouden krijgen, bijvoorbeeld arbeidsovereenkomst, ID-bewijs, enz. Helaas was dit niet het geval en hebben wij achteraf nog tijd moeten investeren om de digitale documenten te benoemen. Het is belangrijk dat dit vooraf duidelijk tussen de digitaliseringspartij en klant besproken wordt, want dat kan tijd en dus geld besparen! Wij zijn uiteindelijk wel tevreden met het resultaat!”.
Via AAG
‘’Wij zijn bij Archive-IT terecht gekomen via AAG die ons als extern projectleider heeft begeleid bij het digitaliseringsproject. Samen met AAG hebben wij een plan gemaakt ten aanzien van de nieuwe herindeling voor het digitale personeelsdossier en de opschoningsactie van het papieren personeelsdossier. De accountmanager van Archive-IT is vervolgens bij ons geweest om ons meer informatie te geven over het hele digitaliseringproces. Terugkijkend naar het digitaliseringstraject hadden wij graag voorafgaand aan het digitaliseringsproces een kijkje bij Archive-IT willen nemen om zo tot een besluit te komen. Mogelijk gaan wij in de toekomst de overige documenten uit de personeelsdossiers nog digitaliseren, dus deze uitnodiging hebben wij alsnog gekregen van Archive-IT!’’ Aldus Melanie Heijmink.
Sint Maartenskliniek werkt nu tevreden met het digitale systeem van Raet als digitale werkomgeving voor de personeelsdossiers! Door het gedeeltelijk digitaliseren van hun personeelsdossiers hebben zij een eerste stap gemaakt richting het digitale tijdperk, waarmee zij nu profiteren van alle gemakken van het dossier!