In 2002 werd het virtuele mapje ontwikkeld door de software afdeling van Archive-IT. Dit was het begin van de mindset, die Archive-IT al sinds de oprichting voor ogen had; het gevoel van papier in een digitale wereld. Deze gedachtegang is uitgangspunt voor alle oplossingen die Archive-IT ontwikkeld. Nu is het niet mijn bedoeling om over Archive-IT en haar oplossingen te praten, maar het spreekt mij aan hoe de overstap naar een digitale werkomgeving voor veel organisaties iets drastisch is en met emotie en waarden te maken heeft.
Transformatie
Onze huidige samenleving bevindt zich in een transformatiefase. We zijn zo gewend aan papier, en hebben veel van onze processen, gewoonten en afspraken daarop gebaseerd, dat we hier niet in één keer van kunnen afstappen. Het is dan ook niet vreemd dat deze generatie zich hieraan blijft vasthouden. 15 tot 20 jaar geleden werkten wij zonder mobiele telefoons en internet. Nagenoeg alles ging via papier; zakelijke administraties bestonden uit ordners vol jaargangen en zelfs uit de fax (toen heel modern) kwam papier.
Digitaal is de norm
De generatie die nu geboren wordt, zal opgroeien in tijd waarin zij niet beter weten dan digitaal te werken. De jeugd van nu kun je zelfs al tot die generatie rekenen. Digitaal is voor hen de norm. Van communiceren met vrienden, online shoppen tot het opzoeken van informatie. De emotionele band met papier bestaat voor hen niet. Voor de meesten van ons geldt dat wel anders. Opgroeien en je ontwikkelen in een omgeving waar alles om papier draait zet je niet zomaar aan de kant.
Balans vinden
Ik ben van mening dat de applicaties en ingewikkelde technologieën van tegenwoordig te veel gebouwd zijn op digitale en numerieke situaties. Zonder rekening te houden met het gevoel van de gebruiker. Wat wil een gebruiker nu daadwerkelijk? Eigenlijk wil die gewoon werken zoals hij altijd al gedaan heeft, eenvoudig en vertrouwd. Toch beseffen gebruikers dat ze mee moeten met de tijd en dat erop efficiency een hele hoop te verbeteren valt. Het is niet altijd makkelijk om daar de juiste balans tussen te vinden.
Het uitgangspunt van Archive-IT om de papieren wereld te kopiëren in de digitale wereld; het zogenoemde ‘Mapping the real world’ zorgt voor een compromis. Het zorgt ervoor dat zowel de digitale generatie als de papieren generatie in staat is, digitaal/papierloos te werken, op een vertrouwde manier. De Archive-IT Virtual File is daar een mooi voorbeeld van. Een exacte kopie van de werkelijkheid. Dossiers en documenten blijven herkenbaar, alleen worden de mogelijkheden uitgebreider.
De rol van de mens is erg belangrijk bij het ontwikkelen van software. En dat vereist inlevingsvermogen. Wij hebben een papieren denkwijze in digitaal formaat.