Archive-IT scande in een rap tempo alle lopende dossiers in van Stichting Centrum ’45, zodat hun bedrijfsvoering door kon blijven gaan. Stichting Centrum ’45, het landelijk instituut voor specialistische diagnostiek en behandeling van psychotrauma klachten, is sinds kort overgegaan naar een Elektronisch Patiënten Dossier. Algemeen Directeur Twan Driessen vertelt: “Medewerkers waren huiverig om digitaal te gaan werken. Papier heeft nu eenmaal een emotionele waarden”. Nadat Centrum 45 besloten had om over te gaan naar een EPD, moest hun archief in rap tempo gedigitaliseerd worden.
Onmogelijk?
“Het was een onmogelijke klus”, zegt Dhr. Driessen. “Maar binnen zeven dagen stelde Archive-IT meer dan 2200 dossiers met zo’n 290.000 images digitaal beschikbaar aan ons”. Alle lopende dossiers moesten worden ingescand, terwijl cliënten wekelijks terug komen voor behandeling. “Het was een enorme logistieke operatie die succesvol is geklaard. Op het moment dat we over zijn gegaan naar het digitale dossier stonden alle gescande images klaar op de beveiligde verbinding tussen Archive-IT en Centrum ‘45 . Deze waren dus rechtstreeks te benaderen“.
Goede partner
“Medewerkers zagen meteen de voordelen van het digitale dossier”. Ze hoeven niet alleen meer naar het secretariaat om een dossier in te zien. Ze kunnen gewoon achter hun pc het dossier raadplegen. Maar ook specifieke doelgroepen kunnen ze bekijken en analyseren via het systeem. “Door de privacygevoeligheid van onze dossiers hadden we een goede partner nodig waarin Archive-IT is uitgeblonken”, vertelt Algemeen Directeur Twan Driessen.
Bedrijfsefficiency
“Voordat ik bij Stichting Centrum 45 kwam werken, werkte ik als huisarts”, zegt Dhr. Driessen. “Daar had ik al een digitaal dossier. Toen ik hier kwam werken, werkte iedereen nog met een papieren dossier. Ik vond het ouderwets om nog steeds met papieren dossiers te werken. De belangrijkste reden voor Centrum ‘45 om over te stappen naar een digitaal dossier was dat de bedrijfsvoering onmogelijk bleek. Je kunt niets stroomlijnen, je kunt geen efficiëntie aanbrengen in het gehele behandelproces en als je dat niet digitaal kunt aansturen en geen metingen er over kunt verrichten is de bedrijfsvoering onmogelijk. Binnen de dossiervoering van medewerkers kunnen nu ook tools ingebouwd worden, waardoor ze gedwongen zijn om een aantal processen te doorlopen die voor de kwaliteit van belang zijn en dat kun je met een papieren dossier niet. Veel dossiers worden nu per jaar afgesloten en met een papieren dossier moet je dat dossier per dossier afgaan. Nu gaat dat met een druk op de knop en alle dossiers van dat jaar zijn afgesloten”.