Door externe archiefopslag ‘nieuwe’ kantoorruimte gecreëerd
Wanneer mensen kampen met lichamelijke klachten en niet meer alles in huis zelf kunnen, ondersteunt Aafje Hulpthuis deze groep mensen in Rotterdam en omstreken met hulp aan huis. Dit allemaal met het doel om mensen (langer) in hun eigen vertrouwde omgeving te laten wonen, waar ze zich prettig voelen. Aafje is ervan overtuigd dat mensen langer gezond en vitaal blijven als ze de baas zijn over hun eigen dagritme en als ze zich op hun gemak voelen. Thuis.
Aafje Hulpthuis had een groot archief opgeslagen in een ruimte die op een waardevollere manier ingezet kon worden. Zij hebben ervoor gekozen om dit archief extern op te slaan in de beveiligde archiefpanden van Archive-IT. Beate Geene, Manager Facilitair bij Aafje, vertelt over de samenwerking met Archive-IT.
Ruimtegebrek de baas
Beate trapt af: “Wij zochten een oplossing om het archief uit te besteden, omdat we simpelweg de ruimte beter konden inzetten. Ons bedrijf groeit en dat betekent dat de ruimte in ons kantoor schaarser wordt. Als het archief, waar niet tot nauwelijks raadplegingen op zijn, dan in een ruimte staat waar we ook kantoren van kunnen maken; tja, dan is de keuze snel gemaakt. Ik ben daarom gaan zoeken op internet naar archiveringspartijen en toen kwamen we onder andere bij Archive-IT uit. Ik heb contact gezocht met meerdere partijen om te kijken wat het beste bij ons past. Het gaat toch om privacygevoelige informatie, dus dit project wilde ik zeer zorgvuldig aanpakken. Denk bijvoorbeeld aan personeelsgegevens, administratie, maar ook klantgegevens.”
Veilig archiveren
“Uiteindelijk hebben we meerdere partijen vergeleken, maar het goede gevoel dat we bij Archive-IT hadden, gaf de doorslag. We hebben de nadruk gelegd op de mate van informatiebeveiliging; dat was voor ons een belangrijk criteria. Als je daar dan de flexibiliteit, het meedenken en het nakomen van de afspraken - alleen al in het voortraject - bij optelt, dan geeft dat vertrouwen. En dat vertrouwen hebben ze waargemaakt. Ik vond het best wel spannend, want het was een behoorlijke klus. Ik had verwacht dat ze hier weken mee bezig zouden zijn en dat er geheid dingen fout zouden gaan, maar eigenlijk werden die zorgen al vanaf het begin weggenomen. Heel fijn dat je weet dat het goedkomt,” aldus Beate.
Oplossing voor bewaartermijnen
Beate vult nog aan: “Niet alleen de ruimte die we ermee winnen was het doel. We hebben nu ook een oplossing om de bewaartermijnen op een goede manier te stroomlijnen. Bij de registratie heeft Archive-IT het vernietigjaar ingevoerd. Zo kunnen we ieder jaar een vernietigingsronde laten uitvoeren, waardoor het papieren archief op den duur zal uitsterven. Op dit moment komt er namelijk geen papieren archief meer bij, want we hebben een digitaliseringsslag gedaan en nieuwe informatie wordt nu digitaal aangelegd. De oplossingen van Archive-IT gaan dus een flinke stap verder dan het ‘gewoon’ extern plaatsen. Er is goed over nagedacht, voldoet aan strenge beveiligingseisen én het faciliteert het voeren van een verwijderbeleid. Dát noem ik ontzorgen!”
Archive-IT bedankt Aafje Hulpthuis voor het vertrouwen in onze oplossingen, organisatie en vooral in onze mensen.