Wonen Zuid is actief in Midden- en Zuid-Limburg met de exploitatie van sociale huurwoningen. Ze werken met veel bouwdossiers, die privacygevoelige informatie bevatten en dienen goed beveiligd opgeslagen te worden. In samenwerking met Archive-IT worden de bouwdossiers op palletniveau opgeslagen. Benieuwd naar hun ervaring? Ruud Bisschoff, Beheerder Documentaire Informatievoorziening, vertelt over het afgeronde project!
Keuze voor Archive-IT
Ruud Bisschoff vertelt: “Voorheen stonden onze bouwdossiers in een grote opslaghal, verdeelt in allerlei kleine opslagruimtes in Roermond. Echter, waren deze opslagruimtes niet zo goed beveiligd als we nodig achtten. Camera’s, blusgasinstallatie en andere beveiligingsmaatregelen ontbraken daar. De ruimtes waren enkel beveiligd door een slot. Aangezien het archief bestaat uit privacygevoelige informatie, hebben we besloten om op zoek te gaan naar een betere oplossing. Al snel werd er besloten om met Archive-IT in zee te gaan. Hier ervaren we op twee vlakken winst, want de kosten liggen ook nog eens lager dan de opslaghal in Roermond. Daarnaast is Archive-IT ISO-gecertificeerd en nemen zij vergaande veiligheidsmaatregelen zoals; camerabewaking, blusgassysteem en inbraakpreventie. Onze bouwdossiers worden nu op palletniveau opgeslagen bij Archive-IT met optimale veiligheidsmaatregelen.”
Keuze voor palletopslag
Archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt, maar bijvoorbeeld nog aan een wettelijke bewaartermijn moet voldoen, is zeer geschikt voor palletopslag. De bouwdossiers van Wonen Zuid zijn in dozen opgeslagen, die vervolgens zijn opgestapeld op een pallet. “Aangezien de bouwdossiers moeten voldoen aan de wettelijke bewaartermijn, met kans dat een dossier opgevraagd moet worden, hebben we gekozen voor palletopslag. De dossiers zijn niet dagelijks meer nodig, dus het is een kosten-efficiënte oplossing om ze op palletniveau te archiveren. Deze keuze hebben wij samen gemaakt op basis van het advies van een specialist van Archive-IT”, vertelt Ruud.
Verloop van het project
“Allereerst hebben wij geen problemen ondervonden in het verloop van het project. Ik heb er heel weinig werk aan gehad. Wij hebben afgesproken dat Archive-IT alle bouwdossiers komt ophalen en vervolgens categoriseert voor de registratie. Dit is allemaal soepel verlopen, zonder enige moeilijkheden. Alle bouwdossiers staan nu veilig opgeborgen in de opslagruimte van Archive-IT. Daarnaast komt het wel eens voor dat er een bouwdossier moet worden opgevraagd. Door de snelle service van Archive-IT, hebben we binnen 24 uur via Scanning on Demand het dossier digitaal in handen. Voor mij zijn het nakomen van afspraken, de planning die netjes gevolgd is en de heldere communicatie de voornaamste redenen dat het project geslaagd is. Ik zou het verloop van het project en Archive-IT over het algemeen een dikke ‘9’ geven”, aldus Ruud.
Wij bedanken Wonen Zuid voor het vertrouwen in Archive-IT!