Het archief van woningbouwcorporaties bestaat vaak uit gecompliceerde dossiers. Denk bijvoorbeeld aan bouwdossiers, huurdersdossiers, perceelsarchieven of complexdossiers. Deze dossiers bestaan, naast reguliere documentatie, meestal uit bouwtekeningen en vergunningen, maar kunnen ook foto’s of andere afwijkende formaten bevatten. Hierdoor nemen de dossiers veel ruimte in beslag en zijn ze niet altijd even overzichtelijk. Het scannen van uw archief en het vervolgens digitaal archiveren biedt een oplossing voor deze problematiek!
Woningbouw
Het scannen van dossiers
Met de geavanceerde scanners van Archive-IT kunnen de dossiers geheel naar uw wensen gedigitaliseerd worden. Zo kunnen wij het scannen van zowel groot- als kleinformaat in éénzelfde proces uitvoeren. Daarnaast is het mogelijk om te kiezen voor het scannen in twee resoluties. De hoge resolutie scans kunnen bijvoorbeeld worden ingezet ten behoeve van BIM en de lage resoluties worden gebruikt als werkdocument. Bij het scannen van de dossiers garanderen wij het behoud van de kwaliteit en streven wij naar een efficiënte en werkbare oplossing voor onze klanten.
Wilt u meer weten over het scannen van grootformaten? Kijk op onze pagina over grootformaat scannen!
AIR
Nadat de dossiers gedigitaliseerd zijn, adviseren wij deze digitaal te archiveren. Met AIR bieden wij één overkoepelend systeem waarin het volledige archief kan worden vastgelegd en beheerd. Door metadata toe te voegen, kan elk dossier snel worden teruggevonden. Ook de individuele documenten en/of tekeningen die in het dossier zijn vastgelegd kunnen snel worden gevonden. Denk bijvoorbeeld aan het zoeken op straatnaam + huisnummer of postcode. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om data extractie en classificatie toe te voegen. Ideaal voor het herkennen van gewaarmerkte tekeningen en documenten, die vaak voor een lange periode bewaard dienen te blijven vanwege de juridische waarde. Indien gewenst, koppelen wij aan deze documenten een bewaartermijn.
Voordelen
Digitaal archiveren met AIR brengt veel voordelen met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan:
- Optimalisatie van de dienstverlening
- Gebruikersrechten zijn eenvoudig vast te leggen
- Documenten kunnen op een veilige manier gedeeld worden
- Het archiveren en beheren van documenten gebeurd geheel volgens wet- en regelgeving
- Besparen van fysieke archiefruimte
- Overzicht creëren in de grote hoeveelheid informatie
- Automatische workflows
- De dossiers zijn centraal opgeslagen en altijd en overal toegankelijk
Bent u als woningbouwcorporatie geïnteresseerd in het digitaliseren en/of digitaal archiveren van uw archief? Of bent u benieuwd naar de oplossing die wij voor u kunnen bieden? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!