In het onderwijs zijn nog veel papieren dossiers uit het verleden te vinden. Denk aan personeelsdossiers, leerlingdossiers, cijferlijsten, diploma’s en administratieve dossiers. Al deze bronnen zorgen er vaak voor dat er geen centraal overzicht is, waardoor er inefficiëntie ontstaat. Denk aan de onnodige lange zoektijd naar het juiste dossier. Daarnaast is het houden aan wet- en regelgeving als het gaat om bewaartermijnen en transparantie voor veel onderwijsinstellingen een uitdaging. Wij hebben de oplossing voor een overzichtelijk (digitaal) archief!
Onderwijs
Digitaliseren
Wij raden aan om de papieren dossiers die nog veel/regelmatig geraadpleegd worden, te digitaliseren. Dit verhoogt meteen de toegankelijkheid en veiligheid van de dossiers. Archive-IT heeft veel ervaring in de onderwijsbranche als het om digitaliseren gaat. Wij kijken samen met u welke manier van digitalisering het beste bij uw situatie past met betrekking tot de indeling, kenmerken, systeem etc.
Voordelen digitaal dossier
- Eén document kan door meerdere mensen tegelijk geraadpleegd worden.
- Alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
- Documenten zijn altijd toegankelijk, waar u ook bent.
- Snel zoeken en vinden door het toekennen van kenmerken.
- Met een geautomatiseerd retentiebeleid bewaart u alleen wat nodig is.
- Eenvoudig delen met personen binnen én buiten uw organisatie.
- Documenten zijn veilig gearchiveerd volgens AVG-richtlijnen.
- Waardevolle ruimte in uw organisatie komt vrij.
Integraties
Maakt u reeds gebruik van een HR-systeem? Dan zorgen wij dat de gedigitaliseerde personeelsdossiers rechtstreeks onder de juiste medewerker geïmporteerd worden. Wij hebben onder andere koppelingen met AFAS en Visma | Raet. Werkt u met een ander pakket? Geen probleem. Wij zorgen dat de bestanden op een correcte wijze worden aangeleverd.
Digitaal archiveren
Leerlingen en studenten die jaren na het verlaten van de school nog een diploma of een cijferlijst nodig hebben. Komt dit ook voor bij uw onderwijsinstelling? Vaak kost dit lange zoektijd naar documenten die al jarenlang worden opgeborgen. Al dan niet in papieren- of digitale vorm. Om nog maar te zwijgen over de ruimte die het in beslag neemt. Hoe ideaal zou het zijn om dit soort documenten, die lang bewaard dienen te blijven en die gedeeld worden met personen buiten de onderwijsinstelling, eenvoudig en veilig toegankelijk te maken? En niet alleen het delen is van belang; wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker én strikter. Door dit geautomatiseerd en eenvoudig vast te leggen, houdt u grip op uw data. Archive-IT biedt dé oplossing om documenten toegankelijk, deelbaar en efficiënt beschikbaar te stellen gedurende de gehele bewaarperiode.
Fysiek archiveren
Voor dossiers die weinig tot niet geraadpleegd worden, maar wel nog bewaard moeten blijven omdat ze aan een bewaartermijn moeten voldoen, biedt fysiek archiveren de oplossing. Denk bijvoorbeeld aan dossiers van medewerkers die uit dienst zijn of financiële documenten die vanuit de administratie nog veelvuldig op papier aanwezig zijn. Heeft u onverwacht toch een dossier/document nodig? Vraag deze dan aan via onze Scanning on Demand service. U ontvangt het dossier dan fysiek of digitaal terug, afhankelijk van uw behoefte.
Whitepaper 'Bewaartermijnen in het onderwijs'
Wij hebben alle bewaartermijnen in het onderwijs voor u op een rijtje gezet, wel zo makkelijk! Download de whitepaper en lees meer over de bewaartermijnen in het primair-, secundair- en hoger onderwijs, selectielijsten, digitaliseren, vitaliseren en onze software om uw dossiers digitaal te archiveren. Wilt u onder andere personeelsdossiers digitaliseren? Lees dan deze whitepaper met alle benodigde informatie.
Referentie
"De werkwijze van Archive-IT sprak mij met meeste aan en daarnaast zijn jullie gevestigd in Limburg, wat voor ons een prettig en vertrouwd gevoel gaf."
Yvonne Gregoire
| Administratief medewerker Personeelszaken,
Klantcase
Kindante wilde graag dat alle gegevens van een medewerker op één centrale plek teruggevonden konden worden. Lees verder welke passende oplossing Archive-IT hiervoor heeft aangeboden.
Onze klanten
