De juridische sector is een branche waarin veel papier omgaat. In de advocatuur wordt papier voornamelijk gebruikt bij het aanleggen van dossiers en het aanleveren van bewijs, terwijl in de wereld van notarissen notariële aktes ook nog altijd op papier worden aangeleverd. Deze handelingen nemen veel tijd in beslag en worden getypeerd als vrij inefficiënt, helemaal omdat wij weten dat het ook anders kan! Door ontwikkelingen in de sector is het tegenwoordig mogelijk om digitaal dossiers aan te leveren en ook aktes te digitaliseren. Om een dergelijk proces uit te laten voeren heeft u een betrouwbare partij nodig die de dossiers voor u kan digitaliseren onder de meest veilige en accurate omstandigheden. Hier kan Archive-IT het verschil voor u maken.
Advocatuur & notariaat
Digitaal archiveren
In juridische praktijken speelt informatie een belangrijke rol. Zaakdossiers bevatten documenten boordevol privacygevoelige informatie over cliënten. Optimaal geregeld documentbeheer is binnen deze branche erg waardevol. De juiste persoon behoort op het juiste moment toegang te hebben tot de benodigde informatie. Efficiënt werken krijgt een nieuwe dimensie als de overstap naar digitale werkomgevingen gemaakt wordt met ons innoverend systeem: AIR. De voordelen van AIR zijn duidelijk: informatie is eenvoudiger te delen, informatie is onafhankelijk van tijd en plaats te gebruiken en autorisaties zijn beter in te richten. Allemaal verzekerd van de hoogst haalbare veiligheidsnormen; want dit soort informatie mag toch nooit op straat komen te liggen?
Voordelen digitaal archiveren
- Scanning on Demand creëert een kostenefficiënte oplossing voor dossiers die niet veelvuldig geraadpleegd worden.
- Efficiënt en doelmatig werken en uitwisselen van dossiers is geen probleem meer met de software oplossingen van Archive-IT.
- Stel uw dossiers zeker door ze veilig extern op te slaan. Zo voldoet u aan de wettelijke, verplichte bewaartermijnen en kunt u altijd teruggrijpen naar het verleden, zonder dat uw eigen archief overloopt.
- AIR, dé software oplossing van Archive-IT, stelt u in staat om (digitale) bestandsformaten en zelfs bestandsvormen zoals foto’s, video’s en audio-opnames op te slaan in de cloud.
Digitaliseren
In de advocatuur is het essentieel dat er op een veilige wijze gewerkt wordt vanwege de hoeveelheid privacygevoelige informatie. Wanneer alle dossiers in papieren vorm worden bewaard bestaat er altijd een kans dat informatie verloren gaat. Denk aan het kwijtraken van een dossier, maar ook diefstal, brand of waterschade. Het digitaliseren van uw archief zorgt ervoor dat u alle informatie veilig kunt bewaren en bovendien efficiënter kunt werken.
Fysiek archiveren
Veel advocatenkantoren of notarissen beschikken nog over een groot deel oud archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt. Dit neemt veel ruimte in beslag, die vaak beter kan worden ingezet voor andere doeleinden. Het uitbesteden van uw archief is de oplossing. Archive-IT biedt drie vormen van fysieke archiefopslag aan, namelijk: pallet opslag, individuele opslag en geconditioneerde opslag. Zo is er altijd een geschikte oplossing!
Veiligheid
Voor Archive-IT is het belangrijk dat onze klanten volledig ontzorgd worden. Zorgen omtrent veiligheid van informatie vallen hier ook onder. Daarom vinden wij het belangrijk om zowel op fysiek als digitaal vlak over de hoogst haalbare veiligheidsnormen te beschikken. Enkele voorbeelden van deze veiligheidsnormen zijn onze ISO-certificaten, cameraobservatiesystemen en een krachtige blusgasinstallatie.
Brochure
Wilt u meer weten over digitaliseren en archiveren in de advocatuur? Download dan nu onze brochure. Hierin staat meer informatie over digitaliseren, digitaal archiveren, fysiek archiveren en AIR.
Referentie
“Als je ziet wat Archive-IT aan maatregelen neemt om de informatiebeveiliging op hoog niveau te krijgen en te houden, dan weet je: voor service, kwaliteit en zorgvuldigheid moet je bij Archive-IT zijn.”
Debora Janssen
| Juridisch Secretaresse,
Onze klanten
