In de publieke sector is het van groot belang dat informatie op een toegankelijke en transparante manier wordt beheerd. De samenleving stelt hoge eisen aan de kwaliteit en zorgvuldigheid in de omgang met publieke informatie. Archive-IT ondersteunt overheidsinstellingen om hun documentatie efficiënt te organiseren en bewaren, met oog voor de wet- en regelgeving en bewaartermijnen.
Overheid
Digitale archiveringsoplossingen
Dé ideale oplossing voor dossiers die veelvuldig geraadpleegd worden, op veel verschillende locaties nodig zijn en lang bewaard dienen te blijven. Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van dossiers. Dit proces wordt conform wetgeving uitgevoerd en het digitale dossier voldoet aan alle eisen. Archive-IT kijkt samen met u naar de wensen en eisen die passen binnen uw organisatie, bij het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving.
Ruimte besparen door digitalisering
Naast het organiseren van bestaande documenten, speelt digitalisering een belangrijke rol in het optimaliseren van documentbeheer binnen de overheid. Door fysieke documenten om te zetten naar digitale bestanden wordt niet alleen ruimte bespaard, maar wordt ook het beheer van belangrijke gegevens eenvoudiger en sneller. Dit helpt overheidsinstellingen om efficiënter met informatie om te gaan.
Het scannen van afwijkende formaten
Onze geavanceerde scanners verwerken niet alleen standaardformaten, maar ook grootformaat documenten zoals bouwtekeningen, milieuvergunningen, (land)kaarten, blauwdrukken en andere afwijkende formaten tot A0-formaat. Zo kunnen zelfs complexe en omvangrijke documenten effectief worden beheerd en veilig worden opgeslagen in een digitaal archief.
Uw archief extern opslaan
Het beheer van fysieke documenten in de publieke sector vereist betrouwbare en veilige opslagoplossingen. Overheidsinstellingen hebben te maken met verschillende risico’s zoals wateroverlast, brandgevaar en inbraak. Daarom is het belangrijk om een opslagoplossing te kiezen die niet alleen voldoet aan de wettelijke eisen, maar ook bescherming biedt tegen deze risico’s. Archive-IT biedt diverse archiveringsmogelijkheden. Ontdek deze hier!
Referentie
‘Naast het te vernietigen archief, worden de dossiers die Archive-IT gedigitaliseerd heeft ook extern opgeslagen. In het geval we een aanvraag doen uit de dossiers die bij Archive-IT in het pand staan opgeslagen wordt het altijd keurig en op tijd aangeleverd. Daar kun je op bouwen.’
Frans Alleman
| Vakspecialist DIV,
Klantcase
Gemeente Heerlen heeft in totaal ongeveer vijf kilometer fysiek archief, bestaande uit diverse populaties met afwijkende bewaartermijnen en een diversiteit aan inhoud; van eeuwig te bewaren archief dat geconditioneerd conform de Archiefwet bewaard moet blijven, tot tekeningkasten en gemeentelijke archiefdozen.
Gemeente Heerlen heeft besloten om een internationale aanbesteding uit te schrijven. Het doel van deze aanbesteding was om een dienstverlener te selecteren die zich richt op de lange termijn en Gemeente Heerlen ondersteunt bij het inzichtelijk maken van het huidige archief.
Onze klanten
