Probleemstelling
In het verleden werden personeelsdossiers zowel bijgehouden op het Bestuursbureau, alsook op de scholen zelf. Dat dossiers over meerdere locaties verspreid stonden, leidde tot inefficiëntie en kwam ook de privacy niet altijd ten goede. Daarnaast wilden ze graag de functionaliteiten die AFAS te bieden heeft met het digitale personeelsdossier beter gaan benutten. Tijd om afscheid te nemen van het papier.
Oplossing
Digitalisering bood de oplossing voor Stichting kom Leren. Na het digitaliseren werden alle, voorheen fysieke, personeelsgegevens in AFAS gezet. Hierbij was het belangrijk dat de verschillende dossiers van éénzelfde medewerker onder hetzelfde profiel in AFAS terecht kwamen. Door het unieke personeelsnummer van AFAS en een zorgvuldige intake door Archive-IT is dit vlekkeloos verlopen. Rutger Bronsveld, Coördinerend Beleidsmedewerker bij Stichting kom Leren, was projectcoördinator van het digitaliseringstraject. Hij geeft aan dat de ontzorging door Archive-IT, de duidelijke toelichting en hoe er met vragen omgegaan werd, ervoor gezorgd hebben dat ze heel tevreden zijn en dat er is waargemaakt wat er beloofd werd. Het snel vinden van een specifiek dossier en de transparantie richting de medewerkers zijn voordelen waar Stichting kom Leren nu al de vruchten van plukt.
Resultaat
- Alle gegevens op één centrale en veilige plek.
- Werkproces is efficiënter geworden.
- Het is eenvoudiger om te voldoen aan bewaartermijnen en het bijbehorende verwijderbeleid.