Probleemstelling
Letselschadedossiers bestaan uit veel verschillende documenten. Dit zijn gescande documenten, e-Mails, Word-documenten, Excelsheets, Powerpoints, gespreksverslagen, notities etc. Deze documenten worden in AFAS opgeslagen bij het dossier. Bij het beoordelen van het letsel moeten de schade-experts alle documenten doornemen en dit ging vaak lastig binnen AFAS. Documenten kunnen alleen één voor één doorgenomen worden en daarbij moeten documenten vaak eerst gedownload worden om ze goed te kunnen bekijken. Bladeren is niet mogelijk. Verder was er binnen het programma geen exportmogelijkheid van alle documenten van een letseldossier. Dat is een probleem bij de eindoplevering aan de klant, waarbij alle stukken moeten worden aangeleverd. Verder is het zoeken binnen in een dossier binnen AFAS ook erg lastig.
Oplossing
Archive-IT heeft een Viewer ontwikkeld die direct koppelt aan AFAS via een Connector. In deze viewer kunnen alle documenten worden samengevoegd tot een digitaal dossier. Dit digitale dossier sorteert de documenten in tabbladen en vervolgens ook op chronologische volgorde. Bladeren in een dossier gaat daarmee snel en eenvoudig. Verder kan de gebruiker een deel van een dossier of het gehele dossier afdrukken of downloaden. Dit is optimaal bij een eindoplevering aan de klant. Een laatste punt is het kunnen zoeken op meta-data van documenten, om snel het juiste document te kunnen vinden. Zoeken op inhoud kan ook binnen een document, maar nog niet binnen het gehele dossier. Met deze oplossing kan het team van Letselschade.com een stuk efficiënter werken. Ook draagt het bij aan de tevredenheid van klanten en de snelheid waarmee de cliënt wordt geholpen.
Resultaat
- Het dossier kan in delen en/of in zijn geheel worden gedownload en afgedrukt.
- Dossiers worden op een slimme manier chronologisch gesorteerd.
- Het is mogelijk om eenvoudig te zoeken naar meta-data binnen een document.