Probleemstelling
De dienstverlening aan de klantzijde binnen gemeente Peel en Maas was al volledig digitaal ingericht. De volgende stap was het digitaliseren van de interne werkprocessen. De vele papieren dossiers zorgden voor een aantal hindernissen op de weg. Dossiers raakten kwijt, het zoeken naar het dossier duurde lang en ook het delen van dossiers was niet efficiënt als het maar op één plek tegelijk kan zijn. De gemeente besloot dat dit moest veranderen en nam contact op met Archive-IT om de dossiers te digitaliseren.
Oplossing
Eerst zijn de milieuvergunningen- en bodemdossiers gedigitaliseerd, daarna waren de BSGW dossiers aan de beurt. De dossiers zijn door Archive-IT inhoudelijk doorgenomen en ingedeeld onder de juiste tabbladen. Daarna zijn ze conform de juiste indeling gedigitaliseerd. Door deze volgorde aan te houden, zijn de digitale dossiers meteen overzichtelijk en gestructureerd. De gedigitaliseerde dossiers hebben als resultaat dat de interne processen verbeterd en versneld zijn. Medewerkers vinden sneller het juiste dossier en delen gaat met één klik op de knop.
Resultaat
- Versnelde en verbeterde werkprocessen.
- De inhoud van de dossiers voldoet nu aan de selectielijsten.
- De digitale dossiers zijn veel sneller te raadplegen dan papieren dossiers.
- De dossiers zijn nu veilig opgeslagen conform AVG.