Probleemstelling
Gemeente Bergen liep tegen de beperking aan dat de papieren personeelsdossiers maar op één locatie tegelijk aanwezig kunnen zijn. Vanuit de HR Afdeling van Gemeente Bergen werken ze met het programma Centric. Dus naast het feit dat men nog altijd papieren personeelsdossiers had, hadden ze ook al informatie over medewerkers in Centric staan. Meerdere informatie-eilanden, die zorgen voor inefficiëntie en een beperking qua veilige toegankelijkheid.
Oplossing
Na een positieve ervaring van Gemeente Gennep met Archive-IT, besloot Gemeente Bergen ook contact op te nemen voor het digitaliseren van de personeelsdossiers. Archive-IT heeft verschillende opties voorgesteld, waarna de Gemeente ervoor heeft gekozen om zelf eerst een opschoningsslag te verrichten. Er was intern capaciteit voldoende om de dossiers vooraf volledig op te schonen, zodat het voldoet aan de AVG en aansloot bij de digitale indeling die ze in Centric hebben. Archive-IT heeft de tabbladen aangeleverd, zodat deze direct tijdens het opschonen tussengevoegd konden worden. Gedurende het traject is er veelvuldig contact geweest tussen beide partijen om te voortgang te bewaken. Na de opschoningsslag heeft Archive-IT alle dossiers zorgvuldig gedigitaliseerd t.b.v. Centric.
Resultaat
- De personeelsdossiers zijn overal en altijd beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers.
- Veel tijdswinst door het juiste dossier binnen enkele muisklikken boven water te hebben.
- De gedigitaliseerde dossiers zijn AVG-proof gemaakt.
- Er komt waardevolle ruimte vrij binnen de organisatie.
- Er ontstaat één informatiepunt met alle gegevens van alle medewerkers.
- Transparantie richting medewerkers, door directe toegang tot hun eigen dossier.