Probleemstelling
Bureau Inkomens Beheer (BIB) in Brunssum wilde graag afscheid nemen van papier. Ze werkten namelijk al grotendeels digitaal en mede hierdoor zorgde het papieren archief voor inefficiëntie en een verlies van het overzicht. Daarnaast namen de ordners veel onnodige ruimte in beslag en zagen ze dat er een verbeterslag mogelijk was op het gebied van informatiebeveiliging. Reden te meer om de overstap te maken naar een volledig digitaal archief.
Oplossing
BIB besloot Archive-IT in te schakelen om de klantdossiers te digitaliseren. Ieder klantdossier bestaat uit één ordner met unieke klantinformatie. Deze klantinformatie staat beschreven op de rug van de ordner, aangevuld met een door BIB aangeleverd Excel document met de metadata per ordner. Gedeeltes van het dossier waren al digitaal beschikbaar bij BIB, waardoor Archive-IT slechts enkele gedeeltes uit het dossier heeft gedigitaliseerd en de overige documenten heeft verwijderd. Na deze opschoningsactie en zorgvuldige digitalisering, zijn de gedigitaliseerde bestanden geëxporteerd naar het systeem van BIB. Daar worden de dossiers in een vertrouwde omgeving geraadpleegd.
Resultaat
- Meerdere medewerkers kunnen één dossier tegelijkertijd raadplegen.
- Vrijgekomen ruimte wordt ingezet voor andere doeleinden.
- Niet meer onnodig lang zoeken naar een dossier, waardoor efficiëntie is verhoogd.
- Overzichtelijk archief op één toegankelijke plek.