Inca Medical is een outsourcingsbureau in Utrecht. Ze detacheren anesthesie verpleegkundigen naar ziekenhuizen in onder andere Utrecht, Nieuwegein, Gouda en Ede. Daarnaast denken ze graag mee om de continuïteit en optimalisering van de operatiekamers te verhogen.
Gemma van Oostrom, Management Support, houdt zich onder andere bezig met administratie en is verantwoordelijk voor het beheren van de personeelsdossiers. Tijdens het thuiswerken werd het nóg duidelijker dat de papieren personeelsdossiers veel beperkingen hadden, omdat ze simpelweg op kantoor gearchiveerd waren in een archiefkast. Ook het delen van de dossiers met de medewerkers werd als lastig ervaren zolang het dossier alleen in fysieke vorm werd opgeslagen.
Het gevoel zat meteen goed
Inca Medical had twee bedrijven aangeschreven voor een offerte. Uiteindelijk hebben zij voor Archive-IT gekozen, niet alleen vanwege het voorstel, maar ook het gevoel speelde mee. Gemma: “Het gevoel zat vanaf het begin meteen goed; de offerte zag er keurig uit en alle vragen werden meteen beantwoordt. Archive-IT heeft de dozen opgestuurd, die ik gevuld heb met de dossiers. Vervolgens zijn ze opgehaald met een koerier. De afgelopen twee jaar zijn alle nieuwe medewerkers meteen digitaal geregistreerd. De dossiers van medewerkers die al jaren in dienst zijn, hebben we laten digitaliseren. Dit zijn vaak dikke dossiers, waardoor ik lang aan het zoeken was naar het juiste document.” Inca Medical heeft de dossiers van medewerkers die uit dienst zijn opgeslagen in het beveiligde archief van Archive-IT in plaats van digitalisering. “Dat was een kostenbesparende én efficiënte oplossing, omdat we deze niet meer nodig hebben, maar wel nog een aantal jaar bewaard moeten blijven tot de bewaartermijn verstreken is.”
Sneller en makkelijker zoeken
“Nu de dossiers digitaal zijn, gaat het terugzoeken van informatie veel sneller. Het maakt nu ook niet uit hoe dik het dossier is, door de handige zoekfunctie ben je binnen één muisklik bij het juiste document zonder het gehele dossier door te bladeren. Alle dossiers van medewerkers die in dienst zijn, zijn nu digitaal. We gaan ervoor zorgen dat de dossiers binnenkort ook in te zien zijn voor de medewerkers zelf, wel zo transparant!”
De archiefkast is de deur uit
Gemma: “Het contact met de accountmanager en projectmanager is prettig verlopen. Alle afspraken zijn netjes nagekomen. Aan het begin zijn een aantal proefdossiers gedigitaliseerd, zodat je meteen al een idee hebt hoe het digitale dossier eruit komt te zien. Met een aantal kleine wijzigingen was het dossier naar onze wens ingericht. Daarna zijn de andere dossiers gedigitaliseerd. Ik kan ze nu makkelijk inzien, óók als ik thuiswerk. De archiefkast is de deur uit, waardoor ik ook nog meer ruimte heb. Ideaal!”
Archive-IT bedankt Inca Medical voor het vertrouwen! Benieuwd hoe het digitaliseringsproces in zijn werk gaat? Lees er hier meer over!