“We hebben zeer goede ervaringen met Archive-IT. En dan vooral de service. Wil je het snel, dan kan het snel. Daar kun je gewoon afspraken over maken. Er is een hele goede ondersteuning. Er komt altijd een oplossing.”
Fusie
Per 1 januari 2010 was de fusie tussen Venray en de kernen Geijsteren, Wanssum en Blitterswijck (van de voormalige gemeente Meerlo-Wanssum) een feit. Gemeente Venray was officieel rechtsopvolger van alle archieven (ook de archieven van de dorpenkernen Tienray, Meerlo en Swolgen die na de herindeling vallen onder de gemeente Horst aan de Maas), maar had niet genoeg plaats voor de fysieke opslag van de archieven in Venray. Digitaliseren was de beste oplossing. Maarten van Berlo: “De bouwdossiers hebben we meteen gedigitaliseerd. De andere dossiers worden pas gescand als we ze nodig hebben en het bewaargedeelte staat hier in Venray. Tekeningen zijn A0 en zijn goed leesbaar via JIM en Virtual File. De schaal wordt mee gescand. De originele bouwdossiers staan bij Archive-IT en die kunnen we opvragen bij Archive-IT. Archive-IT stuurt ons, op verzoek, de gevraagde dossiers vervolgens toe per post. Het is wennen, omdat meten met het latje niet meer kan. Maar architecten meten afstanden nu ook op de computer. Als burgers gaan bouwen hebben zij vaak tekeningen nodig. Die verstrekken wij dan als kopie. Het origineel blijft in het dossier.”
Het beste aanbod
Maarten van Berlo: “We hebben bij een drietal bedrijven offertes opgevraagd. Archive-IT had het beste aanbod. Ook de geringe afstand (van Venray naar Reuver) is een groot voordeel. JIM is uniek, een super applicatie. Met extra opleidingen die Archive-IT voor ons faciliteerde kan iedereen er goed mee werken. Toen we ons gingen oriënteren hebben we gezocht op archiefopslagplaatsen. Archive-IT was ook een van de zoekresultaten. Archive-IT is een zusterbedrijf van Jalema, en dat is een bekende speler in gemeenteland, dus toen wisten we dat we goed zaten.”
Opslag
“Een gemeente moet (een deel van) dossiers oneindig bewaren” en “ze moeten minimaal 100 jaar leesbaar blijven”, zo stelt de Archiefwet. Een bouwaanvraag moet ook nog op papier bewaard blijven als substitutie (vervanging van papier door een digitaal bestand) nog niet wordt toegepast. De statisch archieven van de gemeente Venray bevinden zich in de kelders van het gemeentehuis. Papier zal toch nog wel even blijven. “Ja, ja, historie kost handenvol geld.”
- Een digitaal dossier heeft nog meer voordelen:
- Het blijft intact;
- Je kunt het niet meer kwijtraken;
- Er is altijd een back-up;
- Het is voor meer gebruikers tegelijk en op meer locaties beschikbaar.
Terugblik
Nu dat het eerste project digitalisering is afgerond, kijken projectleider digitalisering bij de gemeente Venray Geert Elting en Maarten van Berlo terug op het digitaliseren van vier verschillende archiefbestanden. Deze Meerlo-Wanssum archieven waren anders ontsloten dan gebruikelijk is in Venray. Geert Elting: “Met een goede voorbereiding is het digitaliseren een fluitje van een cent. Door omstandigheden moesten we meteen digitaliseren en zagen daarna dat de (digitale) archieven niet eenduidig georganiseerd waren. Alle archieven moesten (digitaal) nabewerkt worden. Een proces waar wij thans nog mee bezig zijn. Terugkijkend zeggen we: neem voor de voorbereiding voldoende tijd, die win je naderhand terug.” Ook voor Archive-IT is het een belangrijke leerervaring geweest, mede omdat Venray de eerste gemeentelijke organisatie is waar Archive-IT de archieven gedigitaliseerd heeft.
Geert Elting: “Straks wil de hele gemeente papierloos gaan werken. Inwoners krijgen te zijner tijd een MijnVenray.nl account, dan kunnen ze thuis inloggen en al hun zaken met de gemeente Venray inzien. Maar eerst moet alles digitaal zijn, voordat we met het KCC (Klant Contact Centrum) kunnen beginnen en integreren met de website. Hiervoor zijn we nu grote stappen aan het zetten.”