Werk efficiënter met een digitaal patiëntendossier

Gebruiksvriendelijk dossier

In zorginstellingen wordt vaak gewerkt met een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) of een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), waar alle informatie digitaal wordt vastgelegd. Toch zien we in zorginstellingen ook nog vaak papieren dossiers vanuit het verleden, die door de lange bewaartermijn nog steeds onderdeel uitmaken van de informatiestromen binnen de zorg. Door te digitaliseren rekent u af met het papieren archief, waardoor de vrijgekomen ruimte ingezet kan worden voor andere doeleinden. Reduceer de zoektijd naar het juiste patiëntendossier dat u nodig heeft. Binnen een paar muisklikken heeft u snel en efficiënt toegang tot het digitale dossier.

Voordelen

• Het juiste patiëntendossier locatie onafhankelijk en snel vinden.
• Gebruiksvriendelijk raadplegen.
• Waardevolle ruimte komt vrij.
• Koppeling met uw ZIS-, EPD- of ECD-systeem.
• Alleen voor geautoriseerde medewerkers.
• Stel een retentie- en verwijderbeleid in.
• Krijg weer grip op uw dossiers!

Geen hinder tijdens het digitaliseren

Wij transporteren de medische dossiers vanuit uw locatie(s) met exclusief transport naar Archive-IT. Heeft u tijdens het digitaliseren snel of onverwacht een dossier nodig? Vraag deze met voorrang aan via onze software. Tijdens kantooruren heeft u het dossier al binnen 1,5 uur digitaal ter beschikking! Zo ondervindt u weinig tot geen hinder van de digitaliseringsslag.

Gedigitaliseerd; en nu?

Alleen digitaliseren is niet voldoende. Door het inzetten van slimme technologie worden de dossiers omgezet naar waardevolle informatie. Koppel metadata aan documenten, zoals de datum van de laatste behandeling. Aan deze datum koppelt u vervolgens een bewaartermijn van bijvoorbeeld 20 jaar. Op deze manier is het heel eenvoudig om een goed retentiebeleid in te stellen en dossiers te vernietigen wanneer de termijn verlopen is. Wilt u research doen en heeft u specifieke informatie nodig uit verschillende dossiers? Geen probleem! De software maakt het mogelijk om resultaten weer te geven uit verschillende dossiers in één resultatenoverzicht. Dit alles heet data verrijking, ofwel vitaliseren.

Archive-IT heeft verschillende platformen ontwikkeld om alle informatie op een juiste manier digitaal te archiveren. Van het eenvoudig beheren van digitale dossiers tot een uitgebreid systeem voor records management. Standalone of geïntegreerd met uw eigen applicatie. Meer weten over digitaal archiveren? Lees verder!

Privacy en veiligheid

Patiëntendossiers bevatten privacygevoelige informatie, deze moet te allen tijde gewaarborgd blijven. Voor u als zorginstelling, maar óók voor de patiënt zelf. Archive-IT werkt volgens de hoogste veiligheidsnormen. Zo zijn wij gecertificeerd voor ISO 27001 (informatiebeveiliging), NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorgsector) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement van de processen). Meer informatie over hoe Archive-IT omgaat met informatiebeveiliging vindt u op onze veiligheidspagina.

Bewaartermijn

Medische dossiers hebben een verplichte bewaartermijn van 20 jaar na de laatste wijziging. Echter zijn hier ook een aantal uitzonderingen te definiëren. Denk bijvoorbeeld aan dossiers van kinderen, waarbij de 20-jarige bewaartermijn pas in gaat na het 18^e levensjaar. Ook gelden er andere regels bij erfelijke ziektes en wanneer er met giftige/schadelijke stoffen is gewerkt. Het is belangrijk om deze termijnen na te leven en hier een systeem voor in te zetten dat de regels m.b.t. bewaartermijnen automatisch voor u uitvoert. Hierdoor krijgt u weer grip op uw data en bewaart u informatie conform de wettelijke termijnen. Bewaar niets langer dan nodig om (digitale) ruimte en kosten te besparen. Lees in onze whitepaper alles over de bewaartermijn van medische dossiers en de bijbehorende uitzonderingen.

Kosten

De kosten voor het digitaliseren van patiëntendossiers zijn afhankelijk van een aantal indicatoren. Aan de hand van een aantal kengetallen zal een adviseur van Archive-IT een voorstel voor u uitwerken. Het advies- en kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Wij komen graag op locatie kijken, of stemmen de situatie met u op afstand af. Een gesprek om uw wensen te bespreken is waardevol, omdat er verschillende opties zijn. Neem contact op via 077 750 11 00 of vul onderstaand contactformulier in en u ontvangt een vrijblijvend voorstel op maat.

Stappenplan

Het digitaliseren van uw patiëntendossiers bij Archive-IT gebeurt aan de hand van de volgende stappen:

1. Inventarisatie
2. Offerte
3. Akkoord & planning
4. Transport
5. Registratie
6. Scan-klaar maken en opschonen
7. Digitaliseren
8. Vitaliseren
9. Exporteren
10. Vernietigen/opslag/retourneren

Uitgebreide informatie over het stappenplan vindt u hier.

Geïnteresseerd?

Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.