Zodra documenten digitaal zijn, aan de bron óf gedigitaliseerd, betekent dit niet dat er direct informatie uit gehaald kan worden. Soms ontstaat er bij digitalisering alleen een ‘platte afbeelding’, of bevatten digitale documenten niet de juiste benamingen en metagegevens. Ook wordt het als lastig ervaren om zoekacties uit te voeren over grote hoeveelheden documenten heen.
Vitaliseren
Data verrijken
Door slimme technologieën in te zetten, wordt ongestructureerde data verheven tot gestructureerde data. Allemaal met het doel om een betere vindbaarheid van documenten te waarborgen. Echter, is óók het voldoen aan wet- en regelgeving een belangrijke drijfveer om uw documenten te vitaliseren en te voorzien van juiste metadata.
Haal meer uit uw data
Als u kiest voor vitalisering, komen er verschillende onderdelen aan bod om dit zo soepel en accuraat mogelijk te realiseren. De eerste stap is classificatie, in combinatie met OCR. Vervolgens gaan we extraheren en indexeren om de juiste informatie uit de documenten te halen. Deze gegevens dienen gevalideerd te worden, om een betrouwbaar resultaat af te leveren. Alle verzamelde metadata worden tot slot geëxporteerd en conform afspraak aangeleverd. Doelgericht, efficiënt en volledig.
Voordelen
- Koppel metadata aan digitale bestanden.
- Richt eenvoudig een retentiebeleid in aan de hand van metadata.
- Geef documenten de juiste bestandsnaam.
- Extraheer specifieke data uit specifieke documenten.
- Leg verbanden tussen verschillende documenten.
- Door een accurate zoekfunctie snel het juiste resultaat vinden.
Vitaliseren
OCR
Optical Character Recognition realiseert doorzoekbaarheid van de tekst op de digitale documenten.
Data-extractie
Specifieke gegevens worden uit het digitale document gehaald en als metadata gekoppeld aan het bestand.
Classificatie
Documenten worden softwarematig gecategoriseerd, om van ongestructureerde data, gestructureerde informatie te maken.
Digitaal archief
Als u kiest voor vitalisering, wordt er data verrijking toegepast. Het is daarbij ook belangrijk dat deze data ontsloten wordt op een veilige, gestructureerde en betrouwbare wijze. Een digitaal archief mag hierbij niet ontbreken. Benieuwd naar de mogelijkheden voor een digitaal archief, waarmee u documenten efficiënt en conform wetgeving kunt raadplegen en bewaren? Lees dan gauw verder!
Geïnteresseerd?
Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.
Onze klanten
