Informatievoorziening speelt een steeds belangrijkere rol, die vaak zo sterk verweven is met het bedrijfsproces, dat we het niet meer los kunnen zien van elkaar. Werkt de informatievoorziening niet goed, dan betekent dat vaak een verstoring van het bedrijfsproces. Met een digitale werkomgeving is de toestroom van actuele papieren informatie cruciaal om een complete en overzichtelijke informatievoorziening te hebben. Hoe richt je dit proces zo efficiënt mogelijk in? Wij zetten het voor u op een rijtje!
Digitaliseren is aan de orde van de dag. Wat wij merken is dat veel organisaties een digitaliseringsslag maken, maar daarna voor de keuze staan wat er met de inkomende toestroom van nieuwe informatie moet gebeuren. In de ideaalsituatie moet deze informatie bij de reeds bestaande digitale informatie komen te staan. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden. Om deze actuele stroom van informatie te borgen in het werkproces, kan er gekozen worden voor een decentrale of centrale aanpak. De keuze om de organisatie van dit proces centraal of decentraal in te richten heeft grote gevolgen voor de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers.
Decentraal
Decentrale digitalisering en archivering wordt geadviseerd wanneer organisaties snel moeten reageren op veranderende omstandigheden. Het betekent kortgezegd dat de nieuwe aanwas van fysieke documenten zelf wordt bijgescand en daarmee opgeslagen wordt in het digitale dossier. Deze informatie komt direct, snel en op eigen initiatief in het digitale archief en op de juiste plek in het dossier. Voordeel is dat informatie snel toegankelijk is, in tegenstelling tot een centraal proces. Belangrijk vertrekpunt bij deze aanpak is het opstellen van een werkdocument; hoe worden documenten ingescand? Worden deze chronologisch ingedeeld? Welke benamingen geven we aan documenten en mogen nieuwe tabbladen aangemaakt worden in een bestaand dossier? Een ander aandachtsgebied in de decentrale aanpak is het vormen van eilandjes binnen de organisatie. Informatieverwerking kan daardoor chaotisch worden, waardoor er een impact komt op de effectiviteit en loyaliteit richting de organisatie. Informatie wordt opgeborgen om teruggevonden te worden en dat moet het uitgangspunt blijven.
Centraal
Organisaties die kiezen voor een centraal archief en een centrale verwerking van inkomende papieren informatie hebben vaak een hoge mate van standaardisatie in de werkprocessen. Alle papieren informatie wordt verzameld in het centrale archief en zij verwerken de informatie in de juiste dossiers. Dit kan voor een aanzienlijke kostenbesparing zorgen. Vanuit het centrale archief is er meer deskundigheid op specialistische gebieden, die vaak te kostbaar zijn om decentraal in te richten. Bewaartermijnen worden in acht genomen en de opbouw van dossiers wordt gewaarborgd door het gestructureerd opslaan van documenten via vaste archiefkenmerken. Ook in dit proces is het van groot belang dat er afspraken gemaakt worden, immers de informatie is niet direct beschikbaar voor de afdelingen vanwege het logistieke proces dat erachter schuilt
Het proces goed beschrijven heeft als voordeel dat voorkomen wordt dat er over enkele jaren nog eens een grote digitaliseringsslag moet worden doorgevoerd. Archive-IT heeft handige software ontwikkeld, Scan Suite, die door middel van barcodeherkenning en automatische indexering de nieuwe papieren informatie meteen koppelt aan het digitale dossier. Zo wordt het altijd goed en snel teruggevonden. Deze software kan zowel in het centrale als het decentrale proces worden ingezet. Wilt u meer informatie of advies over het inrichten van dit proces, neemt u dan contact op met Archive-IT.