Of het nu gaat om papieren documenten die gedigitaliseerd moeten worden, of documenten die al digitaal zijn: vaak ontbreken de kenmerken van een digitaal document. Kenmerken die nodig zijn om een digitale indeling te realiseren, of om te voldoen aan wet- en regelgeving. Om bepaalde kenmerken aan een type document mee te geven, is classificatie onmisbaar. Bij classificatie worden documenten softwarematig toegewezen aan een vooraf bepaald documenttype. Ongestructureerde data wordt getransformeerd tot gestructureerde informatie. Maar hoe zit dat classificatieproces nu precies in elkaar?
Het komt regelmatig voor dat men eerst alleen een papieren dossier bijhoudt, maar dit vanaf een bepaalde periode wil digitaliseren. Hiervoor dienen documenten uit het fysieke archief gekenmerkt te worden in vooraf bepaalde documenttypes. Daarnaast worden de digitale dossiers ingedeeld in documenttypes, zodat bepaalde documenten sneller gevonden worden. Als voorbeeld nemen we een personeelsdossier. Als dit gedigitaliseerd wordt, herkent de software door middel van classificatie of het een arbeidsovereenkomst, een VOG, een loonbelastingverklaring, een kopie ID is enzovoorts.
Verder wordt classificatie ook gebruikt om er wet- en regelgeving op toe te passen. Door bijvoorbeeld een datum uit een bepaald document te extraheren, kan de bewaartermijn bepaald worden. Wilt u bijvoorbeeld om de drie jaar de VOG’s van uw medewerkers vervangen? Door middel van classificatie én data extractie kan de ingangsdatum van de VOG aan het bestandskenmerk worden toegevoegd, waarop u vervolgens uw verwijderbeleid kunt toepassen. Zo zijn er nog vele voorbeelden te noemen wanneer classificatie (mét of zonder data extractie) ingezet kan worden.
Een classificeringsproject wordt gekenmerkt door een herkenningspercentage. Een herkenningspercentage drukt zich uit in een percentage, dat aangeeft bij hoeveel documenten de software een documenttype heeft herkend. Het voordeel van classificeren is dat u eenvoudig categorieën in uw documenten aanbrengt. Hierdoor creëert u meer overzicht, sluit het beter aan bij uw huidige werkwijze en wordt het zoeken vereenvoudigd. Ook is het mogelijk om individuele bewaartermijnen aan een specifiek document te koppelen. Dit komt doordat documenten op documentniveau geclassificeerd worden.
Voordat u wilt beginnen met classificeren is het belangrijk om te inventariseren hoeveel documenten u precies wilt classificeren én welke documenttypes hierbij aansluiten. Vervolgens worden de documenttypes ingericht in de software. Hierna volgt er een trainingsdag, waarbij een aantal documenten wordt getest. Dan kan de software bijgestuurd en aangevuld worden waar nodig. Wanneer de software op de juiste manier is ingericht, kan het bulkproject geclassificeerd worden. Nadat de classificatie heeft plaatsgevonden, kunnen eventuele uitvallers achteraf nog handmatig geclassificeerd worden.
De afgelopen jaren heeft Archive-IT ruime ervaring opgebouwd in classificatieprojecten. Daarnaast heeft onze goede reputatie ervoor gezorgd dat wij een gecertificeerde partner zijn voor externe pakketten rondom het importeren van de documenten, zoals onze samenwerking met ERP-pakketten zoals AFAS en Visma Raet.
Bent u benieuwd hoe classificatie structuur in uw (digitale) documenten brengt? Archive-IT wisselt graag met u van gedachten. Neem vrijblijvend contact met ons op!
Metadatagegevens zijn kenmerken die aan een specifiek document of documenttype worden meegegeven. Het gaat dan om unieke gegevens die iets...
Dat we in groten getale papier digitaliseren is niets nieuws. Maar data kan ook even onhandig zijn als papier, als er niet goed...
De essentie van een digitaal archief zit in het gegeven dat informatie gestructureerd, overzichtelijk en in overeenstemming met wet- en...
