+31 77 750 11 00  |  info@archive-it.nl
Waar bent u naar op zoek?

Met vitaliseren bedoelen we: het verrijken van het digitale personeelsdossier. Met een gevitaliseerd personeelsdossier werkt u efficiënter, met meer overzicht en maakt u minder onnodige fouten. Wat dit precies inhoudt en hoe u dit aanpakt vertellen we u in onderstaande blog.  

Het doel bepalen

Vitaliseren begint met een inventarisatie van de huidige situatie. Hoeveel personeelsdossiers zijn er? Waar zijn deze opgeslagen? In de kast op kantoor of (een deel) reeds digitaal? Zijn dit alleen de actuele dossiers van medewerkers die nog in dienst zijn of zijn er ook dossiers van medewerkers die al uit dienst zijn? Heb ik inzichtelijk hoe lang ik deze dossiers moet bewaren en hoe houd ik dat bij? Zijn de dossiers AVG proof? Hebben medewerkers toegang tot hun eigen dossier? 

Vervolgens gaat u bepalen wat de ideale situatie is om uw personeelsdossiers te beheren. Hierbij zijn de volgende vragen van belang: Wilt u ze raadplegen, bewerken en kunnen delen met de juiste medewerker? Werkt u met een HR-systeem zoals Raet of AFAS of een ander systeem? Wie krijgt welke rechten om het dossier te beheren/raadplegen? In welke vorm wil ik het digitale dossier raadplegen? Per dossier, per documenttype, per tabblad? Is het nodig om de dossiers van medewerkers die uit dienst zijn te digitaliseren, of is het een optie om deze veilig extern op te slaan in papieren vorm tegen een lager tarief?  

Stappenplan vitaliseren

Nu duidelijk is wat de huidige situatie is en wat u met de personeelsdossiers wilt, kan het digitaliseren en vitaliseren beginnen.  

  1. De personeelsdossiers worden gedigitaliseerd aan de hand van uw wensen en eisen. Het gedigitaliseerde dossier is in eerste instantie een platte afbeelding. Vervolgens wordt de platte afbeelding omgezet in een werkbaar document met doorzoekbare tekst. Dit vergemakkelijkt het zoeken doordat u hiermee op bepaalde woorden binnen het dossier kunt zoeken zonder het hele dossier door te bladeren. Deze technologie noemen we OCR.  
  2. Om de dossiers te structureren, worden de documenttypes en indeling bepaald. U wilt bijvoorbeeld de volgende structuur aanhouden binnen alle dossiers: contract, kopie ID, VOG, diploma’s enzovoort. De documenten worden vervolgens door de software ingedeeld in de juiste categorie. Zo wordt ieder dossier hetzelfde opgebouwd. Deze stap heet classificatie.  
  3. Als laatste wordt vastgesteld welke informatie u uit de documenten wilt halen. Bijvoorbeeld de datum wanneer een VOG verlopen is. Deze datum wordt uit het document gehaald en toegevoegd als kenmerk. U krijgt vervolgens een melding als deze datum (bijna) verstreken is, zodat de medewerker een nieuwe VOG kan aanvragen. Dit wordt ook regelmatig toegepast bij certificaten die na verloop van tijd opnieuw behaald moeten worden. We noemen dit proces data extractie.

Voordelen vitaliseren

Vitaliseren heeft meerdere voordelen. Niet alleen zorgt het voor een gestructureerd archief dat voldoet aan de wet- en regelgeving. Verandert een bewaartermijn van vijf naar tien jaar? Dan is dit eenvoudig aan te passen in het retentiebeleid. Daarnaast kunt u makkelijker zoeken in de dossiers, maar ook over alle dossiers heen zonder ieder dossier één voor één te bekijken. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt op ‘diploma’, ziet u een overzicht met alle gevonden diploma’s. Dat zal veel zoektijd schelen. Met vitaliseren zorgt u altijd voor een up-to-date archief.  

Op onze website lichten wij de bovengenoemde stappen uitgebreid toe. Lees meer over vitaliseren. Ook kunnen wij ons voorstellen dat u hulp nodig heeft bij het beantwoorden van de vragen om uw situatie goed in kaart te krijgen. Archive-IT ondersteunt u hierbij, aarzel dus niet om contact met ons op te nemen. 

Contact Meer blogs

Andere blogs

Inschrijven voor nieuwsbrief