Waarom moeten personeelsdossiers gedigitaliseerd worden?

Werkt u nog met papieren personeelsdossiers binnen uw organisatie? Dit is hét moment te digitaliseren. Hoewel we al veelal digitaal werken, zijn er nog altijd HRM-afdelingen, branche breed, die de historie nog steeds op papier bewaren. Ook in het kader van het borgen van de privacy van de persoonsgegevens van medewerkers staat dit onder grote aandacht. Toch horen we met regelmaat dat organisaties verwachten hier zelf veel tijd en werk aan te moeten besteden. Het tegendeel is waar. Benieuwd naar de impact van het digitaliseringstraject voor personeelsdossiers? Lees dan gauw verder.

Goede afspraken, duidelijke planning

Een ervaren adviseur ondersteunt u bij het maken van keuzes. Dankzij de ruime ervaring die we met het digitaliseren van personeelsdossiers hebben, ondersteunen we gericht bij het maken van keuzes. Er wordt samen gekeken naar het huidige, fysieke personeelsdossier. Hoe ziet dit eruit? Welke tabbladenstructuur wordt er aangehouden? Ook kijken we naar de digitale wens en bepalen we een aantal zaken die van belang zijn. Een aantal voorbeelden:

• In welke vorm ziet u uw digitale personeelsdossiers graag terug? Er zijn verschillende mogelijkheden voor het digitaliseren van de dossiers. Hierover maken we vooraf beslissingen. Denk aan het scannen op documentniveau, tabbladenniveau of dossierniveau.
• Wilt u de dossiers in kleur, grijswaarden of zwart-wit scannen? Wij adviseren de dossiers alleen in kleur te scannen als kleur een functie heeft, denk bijvoorbeeld aan grafieken of tabellen. Het in-kleur-scannen zorgt namelijk voor grotere bestanden. Wij zullen altijd vooraf een aantal proefdossiers inscannen. U kunt uw keuze dan nog altijd wijzigen. Wist u dat het qua kosten geen verschil maakt of u nu in kleur, grijswaarden of zwart-wit bij ons scant?
• Wilt u de dossiers voorzien van OCR (Optical Character Recognition)? In het geval u de dossiers in digitale vorm volledig doorzoekbaar wilt hebben, dienen we OCR toe te voegen aan het proces. Voor een optimaal gebruiksgemak is dit een waardevolle toevoeging tijdens het digitaliseringstraject. Wilt u meer weten? Download dan hier onze whitepaper digitaliseren personeelsdossiers!

Zelf opschonen?

Vaak overwegen organisaties om dossiers zelf vooraf op te schonen, waarbij ze bepaalde papieren informatie uit de fysieke dossiers halen. Zo worden de digitaliseringskosten gereduceerd. Echter, is het erg belangrijk om hierin een goede overweging te maken. Het opschonen is namelijk tijdrovend, waarbij u zich de vraag moet stellen of dat opweegt tegen de extra kosten van een aantal extra pagina’s voor digitalisering. Het is daarnaast ook mogelijk om met behulp van classificatie bepaalde documenttypen digitaal uit te filteren; dat levert een enorme tijdsbesparing op.

Rechtstreeks in uw vertrouwde systeem

Na afloop van het scanproces, zorgen wij voor een automatische import in het systeem waar u reeds mee werkt. Veelgebruikte systemen zijn AFAS of VISMA | Raet. Wij zorgen ervoor dat het gedigitaliseerde dossier onder het juiste personeelslid verschijnt. Zo ontstaat er één omgeving met alle personeelsinformatie. Heeft u nog geen (geschikt) systeem om de digitale informatie te beheren? Ook hier hebben we oplossingen voor. Eenvoudig, veilig en betrouwbaar!

In de praktijk

Een voorbeeld uit de praktijk: Brabantia heeft ervoor gekozen om door digitalisering ‘met één druk op de knop’ toegang voor geautoriseerde medewerkers te realiseren. “Tijdens het digitaliseringstraject heb ik vooral de proactieve houding van Archive-IT als erg prettig ervaren. Op het moment dat een reactie vanuit mijn kant wat langer uitbleef, kreeg ik gelijk een berichtje met de vraag of ik hulp nodig had. De medewerkers van Archive-IT zitten er echt bovenop om alles zo goed mogelijk en conform de afgesproken planning te laten verlopen. Bij vragen werd ik altijd netjes, snel en vriendelijk geholpen; dat vind ik heel prettig én belangrijk.”, vertelde Petra Hasselo, HR Manager Brabantia. Lees hier meer over andere klanten die u voorgingen.

Het digitaliseren van personeelsdossiers binnen uw organisatie levert verschillende voordelen op. Onder andere wordt de transparantie richting uw medewerkers vergroot. Er is één overzicht met alle informatie van iedere medewerker en de informatie is ook buiten de kantoormuren en -uren beschikbaar. Wilt u vrijblijvend advies op maat? Neem hier contact met ons op!