Metadatagegevens zijn kenmerken die aan een specifiek document of documenttype worden meegegeven. Het gaat dan om unieke gegevens die iets zeggen over het betreffende document en wat er met die gegevens is gebeurd. Denk aan: titel, type document, grootte document, aanmaakdatum/tijd, aantal pagina’s, resolutie etc. De juiste metadata stelt u in staat om op een efficiënte manier informatie terug te vinden. Echter, alles staat of valt met het juist registreren van deze kenmerken. Zijn kenmerken niet of niet goed geregistreerd, zult u het juiste document niet (snel) vinden. En het gaat nog verder dan dat: metadata gestuurd archiveren. Vaak is het een uitdaging voor organisaties, terwijl het een hele krachtige manier van archivering is. Toekomstbestendig en overzichtelijk.
Archiefwet- en regelgeving
Binnen de overheid zijn er verschillende wetten en regels omtrent het vastleggen van metadata, met name in de Archiefregeling. De eisen hebben betrekking op de context waarbinnen de documenten zijn opgemaakt of ontvangen. Overheidsorganisaties dienen metadataschema’s vast te leggen, waarin de structuur wordt opgenomen. Daarin worden de minimale metagegegevens benoemd om het archief duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. Een opzet voor de metadataschema’s is vastgelegd in het MDTO (voorheen TMLO), daar vertellen we hier meer over. De kwaliteit van deze data is daarbij ook belangrijk, want de kenmerken moeten ook voor anderen te begrijpen zijn. Het gebruik van waardelijsten kan hierbij een goed houvast zijn.
Metadata in het archief
Met behulp van metadata kan het archief duurzaam toegankelijk gemaakt worden én blijven. Dat houdt in dat documenten niet alleen goed en snel gevonden worden, maar ook leesbaar zijn. Metadata wordt altijd samen met het document bewaard in een (digitaal) archief. Wordt de metadata niet op dezelfde plek bewaard? Bijvoorbeeld omdat het document in het archief hangt en de bijbehorende metadata digitaal bewaard wordt? Dan is het noodzakelijk om een connectie tussen de locatie van het document en de digitale metadata te creëren. Ook hier geldt: het valt of staat met het juist registreren. In dit geval moet de locatie van het document in het archief overeenkomen met de geregistreerde locatie in het digitale archief. Anders wordt het terugzoeken van het juiste document nog een hele klus.
Een goed georganiseerd archief is afhankelijk van kwalitatief goede metadata. Het opstellen van waardelijsten en het juist inrichten van de metadatavelden kost in het begin misschien veel tijd, maar vervolgens kunt u profiteren van een verhoogde efficiëntie, accuraatheid en toegankelijkheid.
Wilt u gaan archiveren en heeft u hulp nodig bij de inrichting en bepaling van de juiste metadata? Archive-IT heeft jarenlange ervaring met het inrichten van een efficiënt archief. Wij helpen hier u graag verder!
