Het digitaliseren van archieven, dossiers en documenten hoeft niet altijd complex te zijn, maar toch wordt het wel eens onderschat. Tijd voor een kijkje achter de schermen! Voordat het archief arriveert bij Archive-IT, zijn er al verschillende handelingen aan vooraf gegaan. Denk bijvoorbeeld aan:
Een vrijblijvend adviesgesprek;
Een eventuele inventarisatie van het archief;
Het opstellen van een offerte;
Het komen tot een overeenkomst;
De afstemming met de projectleider over de planning;
Het maken van definitieve afspraken.
Bekijk de stappen en de video hieronder hoe het archief van A tot Z wordt gedigitaliseerd.
Stap 1 Transport
Door middel van verzegeld en exclusief transport worden de dossiers opgehaald bij de klant en rechtstreeks vervoerd naar Archive-IT.
Stap 2 Intake
De individuele dossiers worden voorzien van een barcode sticker en vervolgens geregistreerd in het systeem. Doordat de dossiers meteen worden geregistreerd, is te allen tijde bekend waar het dossier zich bevindt. Mocht een klant tijdens het digitaliseringsproces een dossier nodig hebben, dan kan deze met voorrang aangevraagd en gedigitaliseerd worden.
Stap 3 Scanklaar maken
Tijdens het scanklaar maken worden, onder andere, nietjes en ezelsoortjes verwijderd, zodat het scannen vlekkeloos verloopt. Inhoudelijk opschonen behoort ook tot de mogelijkheden. Denk hierbij aan het herindelen van tabbladen, het selecteren van kerndocument(en) of het verwijderen van overbodige documenten uit het dossier.
Stap 4 Digitaliseren
Wanneer de dossiers geheel scanklaar zijn, worden ze daadwerkelijk gedigitaliseerd. De dossiers worden dubbelzijdig gescand door onze ervaren scanoperators met een High Volume scanner. Een extra stap is het vitaliseren van de dossiers. Door metadatering, classificatie en indexering voegen we waarde toe aan de documenten.
Stap 5 Digitaal beschikbaar
Nadat de dossiers zijn gedigitaliseerd (en eventueel gevitaliseerd), zijn er een aantal mogelijkheden. Indien de klant gebruik maakt van onze eigen software, zijn ze direct digitaal toegankelijk. Kiest de klant voor een upload naar zijn eigen systeem (bijvoorbeeld AFAS of Raet), dan kunnen wij zorgen voor een export van de gedigitaliseerde bestanden. Vervolgens kunnen de dossiers dan in het betreffende systeem worden ingelezen. Ook kunnen we digitale dossiers via een beveiligde verbinding beschikbaar stellen, zodat de klant zelf kan zorgen voor een bestemming van het digitale archief.
Stap 6 Vernietigen/opslag/retourneren
Na digitalisering slaan wij de dossiers altijd acht weken kosteloos op in ons beveiligde pand. Als deze periode verstreken is, ligt de keuze bij de klant: gecertificeerde vernietiging, opslag bij Archive-IT of retour ontvangen.
Geïnteresseerd om uw archief te digitaliseren? Neem contact op met onze accountmanagers en vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. Wij denken graag met u mee!
