Bij het digitaliseren van personeelsdossiers komt men al snel erachter dat er op verschillende manieren gescand kan worden. De twee meest gevraagde manieren bij personeelsdossiers zijn scannen op tabbladniveau en scannen door middel van auto-indexering. Maar wat houden deze manieren van scannen eigenlijk in? En welke manier sluit het beste aan bij uw dossiers, organisatie en niet onbelangrijk: uw budget.
Auto-indexering
Bij de keuze voor automatische indexering wordt het huidige, papieren dossier als het ware heringedeeld. houdt in dat er een aparte documentsoort komt voor bijvoorbeeld een Arbeidsovereenkomst, Kopie ID, Functioneringsgesprek en ga zo maar door. De nieuwe indeling wordt op documentniveau opgezet. Echter is het oude, papieren dossier vaak ingedeeld in ‘slechts’ enkele tabbladen. Bij auto-indexering wordt het oude, papieren dossier dus volledig herschikt en ingedeeld in de benoemde documentsoorten. Dit gebeurt met een softwarematige actie. De software dient te herkennen welke documenten onder welke – door u benoemde – documentsoorten hoort. Omdat personeelsdossiers bij iedere organisatie anders zijn, zal de software aangepast moeten worden op uw organisatie. Hier heeft Archive-IT uw expertise en uw wensen voor nodig. Om dit goed te laten verlopen worden er één of twee trainingsdagen ingepland om gezamenlijk op locatie van Archive-IT de software trainen. Op die manier creëren we een zo hoog mogelijk herkenningspercentage.
Tabbladniveau
Bij digitalisering op tabbladniveau beschouwt u het oude, papieren dossier als het ware als historie. U legt in uw HRM-systeem uw nieuwe documentsoorten aan, op documentniveau. Nieuwe aanwas van digitale documenten slaat u daarom op documentniveau op, onder de door u benoemde documentsoorten. Om een compleet beeld van alle personeelsinformatie te krijgen, kiest u voor het digitaliseren van het papieren dossier. Uiteraard wilt u dit dossier onder het juiste personeelslid beschikbaar gemaakt hebben. Vaak is uw dossier reeds ingedeeld door middel van tabbladen. Archive-IT digitaliseert de dossiers dan exact zoals ze ook in papieren vorm zijn ingedeeld. U krijgt dan per tabblad een bestand dat in uw personeelssysteem wordt geïmporteerd. Nieuwe informatie legt u aan op documentniveau en heeft u iets nodig uit het ‘papieren verleden’ dan opent u één van de bestanden per tabblad om uw informatie op te zoeken.
Auto-indexeringvs.TabbladniveauHogere kostenvs.Lagere kostenEist veel aandacht en tijdvs.Snellere doorlooptijdenEr niet altijd documenten die niet of niet goed herkend wordenvs.100% herkenningInvestering van uw organisatie in tijd voor trainingsdag(en)vs.Geen actie/tijd vanuit de eigen organisatie vereistU kunt eenvoudig op documentniveau een vernietigingsbeleid toepassenvs.Het vernietigen van individuele documenten uit het oude dossier is omslachtiger.Oude documenten en nieuwe aanwas zijn gearchiveerd op gelijke wijzevs.Oude documenten en nieuwe aanwas worden op twee manieren gearchiveerdIndien documenten niet goed herkend zijn kan zoektijd oplopenvs.Minimale zoektijd naar het juiste documenten door 100% herkenning
Voor beide manieren van digitalisering is iets te zeggen. Uiteraard spelen uw eisen en budget hier een belangrijke factor in. Ook is het vaak sterk afhankelijk van de manier hoe uw papieren dossiers er nu uit zien. Zijn ze allemaal netjes in tabbladen ingedeeld? Of zit er niet echt een structuur in uw papieren dossiers? Onze adviseurs kijken graag een keer vrijblijvend met u mee om te achterhalen welke manier van digitalisering het beste aansluit.
Meer weten? Neem contact op!