Dat we in groten getale papier digitaliseren is niets nieuws. Maar data kan ook even onhandig zijn als papier, als er niet goed nagedacht wordt over bepaalde zaken. Het blijkt voor organisaties soms lastig om precies de informatie te vinden waar ze naar opzoek zijn. Denk hierbij aan specifieke informatie in een patiënten-, klanten- of ander dossier van honderden pagina’s. Het kunnen leggen van verbanden, het gebruik van metadata en het op de juiste manier én de juiste plek opslaan, bepalen of digitaal werken succesvol is of niet. In deze blog vertellen wij u graag meer over slimme technologieën waardoor digitaal werken en archiveren op een geslaagde wijze wordt toegepast.
OCR
OCR is een technologie waarbij tekst door middel van patroonherkenning letters, cijfers en leestekens van een plaatje ‘leest’. Het is een methode om papieren documenten om te zetten naar digitale versies, zodat ze vervolgens kunnen worden bewerkt of gearchiveerd. Zo wordt een afbeelding of document omgezet naar een digitaal document. Dit brengt veel voordelen met zich mee zoals het slim opzoeken van specifieke tekst, leestekens of het maken van aanpassingen. Een voorbeeld is documentenherkenning en gezichtsherkenning van een fotoarchief. Het stelt u tevens in staat om tekst te selecteren en kopiëren. Het OCR proces wordt niet alleen toegepast bij het digitaliseren van documenten, maar óók bij reeds digitale documenten. Deze techniek is onmisbaar bij geslaagde digitalisering.
Vitaliseren
Door data te vitaliseren wordt ongestructureerde data omgezet naar gestructureerde data (metadata). Het is een verzamelnaam om digitale data te verwerken tot informatie, door de inzet van technologie. Dit proces maakt het makkelijker om documenten te vinden en een overzicht te behouden. Vitaliseren bestaat uit de volgende stappen:
Classificeren
Classificeren is de eerste stap in het vitaliserigsproces. Door middel van, onder andere, Artificial Intelligence (AI) zal herkend worden om welk soort documenttype het gaat. Bij een personeelsdossier kan dat bijvoorbeeld een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), een verlofaanvraag of iets dergelijks zijn. Vervolgens wordt deze informatie gekoppeld aan het document. De volgende stap in het proces is extraheren en indexeren.
Extraheren en indexeren
Extraheren en indexeren is het verder specificeren om welke informatie het gaat, door middel van belangrijke informatie uit de tekst te halen en vervolgens overzichtelijk weer te geven. Wanneer al deze metadata automatisch door de technologie wordt toegekend aan specifieke documenten, krijgt het document waarde. Daarnaast worden er controles uitgevoerd waarbij gekeken wordt of alle informatie in goede orde is verwerkt.
Valideren en exporteren
Zodra alle processen zijn doorlopen en alle informatie correct is, wordt de data geëxporteerd naar het gewenste systeem.
Door slimme technologieën toe te voegen aan digitale documenten, wordt zoeken vergemakkelijkt. Maar het gaat veel verder dan dat. Over dossiers heen kunnen verbanden gelegd worden. Denk hierbij eens aan de mogelijkheden van bijvoorbeeld onderzoeksresultaten over een grote hoeveelheid medische dossiers. Ook het automatiseren van wettelijke bewaartermijnen kan hierdoor geautomatiseerd en veilig worden doorgevoerd.
Van fysiek naar digitaal
Archive-IT is al vele jaren gespecialiseerd in het begeleiden van organisaties in de transitie van fysiek (papier) naar digitaal werken. Maar daar stopt het niet, door te Vitaliseren ondersteunen wij organisaties in de transitie van data naar informatie. Door het toevoegen van metadata kan deze data dan ook op een goede manier digitaal worden opgeslagen. Ons systeem AIR ondersteunt alle facetten van digitale archivering en maakt het zo mogelijk informatie op een juiste manier ook weer terug te vinden. Volledig compliant, veilig en gebruiksvriendelijk. Vrijblijvend met ons van gedachten wisselen? Neem contact op!
