Digitale leermiddelen zijn niet meer weg te denken binnen het onderwijs. De digitaliseringsslag die nog vaak te wensen over laat binnen onderwijsinstellingen, bevindt zich voornamelijk aan de achterkant van de organisaties. Hierdoor is het voldoen aan wet- en regelgeving, ook wel digital compliance genoemd, een grote uitdaging. Personeelsdossiers, diploma’s, cijferlijsten of leerling dossiers: het ene is digitaal, het ander nog op papier. Een ongestructureerde berg aan informatie is het gevolg.
De risico’s van een verouderd archief
Tegenwoordig kunnen leerlingen met één muisklik, swipe of stemcommando bepaalde zoekopdrachten uitvoeren en informatie vinden voor school. Gek is, dat de afdeling bedrijfsvoering of administratie vaak wel nog dit soort zoektochten moet doen wanneer bijvoorbeeld een oud-leerling een dossier, cijferlijst of diploma nodig heeft. Niet alleen verlaagt dit de efficiëntie van het werk, ook kunnen hier bepaalde veiligheidsrisico’s aan vast zitten, denk bijvoorbeeld aan brand- of waterschade. Daarnaast zijn er ook privacy risico’s. Het soort documenten dat scholen bewaren, bevatten vaak persoonlijke informatie over een medewerker of leerling. Wanneer u gebruik maakt van een fysiek- of digitaal archief zonder de toepassing van juiste wet- en regelgeving, is er weinig tot geen toezicht op wie welk dossier geraadpleegd heeft. Daarnaast rusten er bepaalde bewaartermijnen op documenten, waar steeds strikter op gehandhaafd wordt. Ook het delen van bepaalde documenten met mensen binnen- én buiten de organisatie kan soms heel wat voeten in aarde hebben als het niet goed is ingericht. Al met al: reden genoeg om over te stappen op een compliant digitaal archief.
De voordelen van digital compliance
Wanneer een onderwijsinstelling voldoet aan digital compliance profiteert het van significante voordelen. Allereerst wordt er volgens wet- en regelgeving gewerkt. Documenten kunnen gestructureerd en automatisch verwijderd worden wanneer de bewaartermijn is verstreken. Verder is autorisatie ook een belangrijk aspect. Alleen de medewerkers die toegang nodig hebben kunnen bij de documenten én alle acties op documenten worden volledig gelogd. Hierdoor wordt voorkomen dat mensen zonder enig belang, gevoelige informatie kunnen inzien. Daarnaast wordt de werkefficiëntie verhoogd. Wanneer iemand buiten de onderwijsinstelling, zoals een andere school, oud-leerling of oud-personeelslid om een document vraagt, is het mogelijk om het betreffende bestand snel en veilig te delen.
Digital compliance is een lastige term, die eigenlijk niet meer of minder betekent dan het toepassen en naleven van wet- en regelgeving. Het hebben van een applicatie die dit faciliteert is van groot belang binnen onderwijsinstellingen om meer grip op data te krijgen. Die berg aan data zal alleen maar groeien de komende jaren. Zorg er dus voor dat u in control bent en digital compliance volledig geïntegreerd en geaccepteerd is binnen uw onderwijsinstelling!
