Veel organisaties werken volop digitaal. Verschillende applicaties, systemen en informatie eilanden zijn aan de orde van de dag. Toch merken we veel verschillen binnen organisaties. Waar de ene organisatie het papier volledig verbannen heeft, zien we bij andere organisaties nog altijd bergen papier op de bureaus liggen. Vandaar dat het tijd is om het begrip ‘digitalisering’ te verduidelijken en misvattingen hierover te ontkrachten.
“Onze organisatie is te klein voor digitalisering”
Een veelgehoord argument is: “wij zijn te klein voor digitalisering.” Het is algemeen bekend dat digitalisering enorm veel voordelen heeft voor grote bedrijven, maar dit betekent niet dat het geen voordelen heeft voor organisaties binnen het mkb. Een voordeel van digitalisering is bijvoorbeeld dat uw documenten altijd en overal beschikbaar zijn. In een kleine organisatie bent u vaak met meerdere dingen tegelijk bezig, waardoor de juiste informatie op het juiste moment heel wat efficiencyvoordeel kan opleveren. Niet alleen binnen, maar ook buiten de kantooruren- en muren. Ten tweede wordt er ruimte bespaard die beter voor andere doeleinden gebruikt kan worden, aangezien ruimte ook in een kleine organisatie kostbaar kan zijn. Verder wordt de veiligheid beter gewaarborgd en voldoet u veel beter aan de ISO- en AVG verplichtingen als we het hebben over persoonsgebonden gegevens. We zien namelijk met regelmaat dat de documenten van kleine ondernemingen op onveilige plekken opgeslagen worden, zoals garageboxen, kelders of zolders. Door te digitaliseren heeft u alles helder en gestructureerd op een rijtje!
“Digitaal ben ik de controle kwijt als het gaat om veiligheid”
Daarnaast zijn er ondernemingen die vrezen dat zij op het gebied van veiligheid problemen gaan ondervinden wanneer zij digitaal gaan werken. Het tegendeel is waar. Door de juiste inzet van digitalisering wordt de veiligheid van de documenten binnen de onderneming juist gewaarborgd. Fysieke archivering levert namelijk veel meer belemmeringen en risico’s op dan digitale archivering. U vermijdt namelijk het risico op inbraak, water- en/of brandschade. Verder is er altijd een back-up en zijn de documenten op meerdere plekken beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers. Hiermee helpt digitalisering u om aan de AVG te kunnen voldoen. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van bewaartermijnen en hier vervolgens een vernietigingsbeleid op kunnen toepassen. De mogelijkheden om de veiligheid van digitale documenten te waarborgen zijn eindeloos.
“Een papierloze organisatie? Dan moet ik (te) veel investeren in digitalisering”
De laatste misvatting over digitalisering die aan bod komt, is het feit dat velen denken dat digitaliseren veel tijd en geld gaat kosten. Echter hoeft dit niet het geval te zijn. Digitalisering komt in vele vormen en maten voor, dus het is belangrijk dat u zich goed laat adviseren. Los van het feit dat de investering van digitalisering zich altijd terugbetaald in efficiencyvoordelen en dus eigenlijk kosten bespaart, is externe archivering vaak ook een goedkoper, laagdrempelig alternatief. Door externe archiefopslag, zet u tegen lage kosten uw archief buiten de deur en kunt u, indien nodig, via Scanning on Demand bij al uw belangrijke documenten. Wist u dat er verschillende vormen van archiefopslag zijn? Bij belangrijke documenten met lange, tot oneindige bewaartermijnen, kan er gekozen worden voor een pakket met volledig geconditioneerde maatregelen zoals temperatuur- en luchtvochtigheidsregulering. Dit zorgt ervoor dat documenten honderden jaren bewaard kunnen worden zonder dat het papier aangetast wordt. Daarnaast zijn er ook oplossingen voor statischer materiaal, waar bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn op rust. Dus papierloos werken hoeft zeker niet altijd te leiden tot hoge digitaliseringskosten!
Kortom, hoe groot of klein uw organisatie ook is of welke bezwaren u ook heeft tegen digitalisering, stel u er voor open en ga in gesprek met ervaren adviseurs voor een oplossing op maat. Meer weten? Neem dan hier contact op!