In welke sector dan ook: digitaal werken is niet meer weg te denken. De onderwijssector is daarin zeker geen uitzondering. Digitaal onderwijs is aan de voorkant, mede door COVID-19, aan de orde van de dag. Daarnaast zijn digitale oplossingen en systemen waar zowel leerlingen als ouders mee kunnen werken volledig geaccepteerd. Toch zijn er, als het gaat om digitalisering en digitale archivering, nog behoorlijk wat uitdagingen voor het onderwijs.
Digitalisering
Op scholen zijn nog veel documenten in papieren vorm te vinden. Deels vanuit het verleden, maar vaak worden ook nu nog papieren documenten aangelegd en gearchiveerd. Denk aan papieren personeelsdossiers die nog niet geïntegreerd zijn in een digitaal systeem. Maar denk ook zeker eens aan (oud-)leerlingendossiers, vol met diploma’s die vaak jarenlang bewaard dienen te blijven. Los van het feit dat ruimtes vollopen en ongetwijfeld beter ingezet kunnen worden, zijn er vele handelingen nodig om bijvoorbeeld een specifiek diploma van een (oud-)leerling te zoeken en te vinden. Zorgvuldige digitalisering biedt een oplossing voor deze problematiek.
Digitale archivering
Echter stopt het niet bij de digitalisering van papieren documenten. Het ontbreekt vaak aan een goed systeem voor digitale archivering. Huidige document management systemen voldoen niet volledig aan het op een juiste manier, volgens de AVG, archiveren van documenten. Eén systeem waarin alle informatie, vanuit welke bron dan ook, gearchiveerd wordt; daar liggen nog veel digitale kansen voor het onderwijs.
Bewaarplichten en retentiebeleid
Het automatisch koppelen van bewaartermijnen aan documenten is erg belangrijk om een gedegen retentiebeleid te kunnen voeren. Door dit vast te leggen per documenttype en vervolgens te automatiseren, voldoet u volledig aan de AVG en wordt er geen onnodige data bewaard. Daarnaast raakt men vaak, ook digitaal, het overzicht kwijt. Het is daarom van groot belang om een goed archiveringssysteem te hebben, waar u zowel documenten van uw leerlingen als andere administratieve processen kunt borgen.
Zoeken, vinden én delen
Komt het voor dat een leerling een diploma nodig heeft? Of een medewerker die een specifiek document uit zijn personeelsdossier vraagt? Soms zijn het zelfs oud-medewerkers die nog een document over hun pensioen nodig hebben. Daar begint de zoektocht. Door met een applicatie als AIR te werken, is zoeken verleden tijd. Doordat het systeem volledig metadata gestuurd is, kunt u eenvoudig naar het specifieke document navigeren en dit raadplegen. Vervolgens kunt u het document veilig beschikbaar stellen voor een ander. Zelfs naar iemand die niet op uw school werkt of studeert. Door een tijdelijk persoonlijk archief samen te stellen, geeft u de andere persoon toegang tot het document; mét volledige logging. U kunt er een tijdslimiet aan hangen en de cirkel is rond. Veilig, efficiënt én effectief.
Door de informatiestromen binnen de onderwijssector verder te digitaliseren en digitaal goed in te richten, zijn optimalisaties het gevolg. Ziet u kansen voor uw onderwijsinstelling? Wij wisselen graag met u van gedachten!
