Digitalisering is nog nooit zo belangrijk geweest als nu ten tijde van de huidige pandemie. De maatschappij, bedrijven en studenten lijden onder de gevolgen van het virus COVID-19. Minimaal 1,5 meter afstand houden, werken vanuit huis of online lessen volgen is het nieuwe normaal geworden. Er wordt vaak ingezoomd op de nadelen, maar toch brengt een dergelijke crisissituatie ook kansen en een versnelling van nieuwe ontwikkelingen met zich mee. Eén van deze ontwikkelingen is digitalisering. Daarom nemen wij u in deze blog mee in de voordelen van digitalisering.
Verhoogde productiviteit
41% van werknemers is productiever bij thuiswerken. Dit blijkt uit een onderzoek, gehouden door Recruitmentbureau Robert Walters onder 553 hoogopgeleide professionals in Nederland. 41% van de respondenten geven aan meer werk gedaan te krijgen. Voor 36% heeft thuiswerken geen invloed op de productiviteit naar eigen zeggen. De overgebleven 23% geeft aan een daling te zien in de productiviteit door thuiswerken.
Digitalisering draagt bij aan deze stijging in productiviteit. Digitale verbindingen leggen met de werkomgeving, vergaderen op afstand en bestanden delen via de Cloud: het is niet meer weg te denken uit het huidige werkbeeld. Als u dit als bedrijf op orde heeft en een goed ingerichte, digitale werkomgeving heeft, stimuleert dit het werken buiten de kantoormuren én -uren enorm. Desondanks kan het juist ook erg frustrerend werken als dit niét op orde is en men geen toegang heeft tot een goede digitale werkomgeving. Hier valt voor veel bedrijven nog winst te behalen en kunnen nog grote stappen gezet worden. Dit besef is alleen maar gegroeid in deze crisissituatie en zal blijven groeien in de toekomst.
Efficiëntie
Digitalisering zorgt niet alleen voor flexibele werkplekken, maar ook voor een besparing in papier, tijd en geld. U heeft een document nodig uit een hele stapel van documenten of zelfs uit een heel archief. Dit kan vaak voor behoorlijk wat zoekwerk zorgen. Iets wat door middel van digitalisering vermeden kan worden. U hoeft enkel een zoekwoord in te toetsen en u ziet het resultaat gelijk verschijnen op het scherm. Naast het opzoeken van documenten, kunnen documenten ook sneller worden verwerkt in systemen, wat de toegankelijkheid voor geautoriseerde gebruikers zal bevorderen. Daarnaast kunnen digitale documenten gemakkelijker en sneller worden gedeeld. Door de tijd die hiermee gewonnen wordt, bespaart u als organisatie veel geld. Tijd is geld. Om nog maar te zwijgen over de reductie van bijvoorbeeld print- en papierkosten.
Gemak en veiligheid
Door digitalisering op een juiste manier in te zetten, kunnen medewerkers efficiënt vanuit huis werken, waardoor documenten voor bevoegden direct voorhanden zijn. Daarnaast zorgt digitalisering voor een hogere veiligheid, zolang het op een professionele wijze plaatsvindt. Documenten worden niet fysiek opgeslagen, dus is de kans op diefstal minimaal. Er is geen risico meer dat brand de documenten verwoest en het minimaliseert tevens het risico van het verliezen van documenten. Digitale documenten kunnen tegenwoordig ook worden voorzien van complexe encrypties. Encrypties zijn lagen van codes die ervoor zorgen dat documenten niet gehackt en ingezien kunnen worden. Deze digitale mogelijkheden zorgen ervoor dat u zaken uitgebreid kunt beveiligen met autorisaties. Ook is er digitale logging mogelijk waardoor er precies gevolgd kan worden wie op welk moment wat met de documenten doet. Volledig AVG proof.
Uiteraard valt of staat digitaal werken met de discipline en uitvoering door de medewerkers , alsook het systeem dat u gebruikt. Kwaliteit moet altijd bovenaan staan. En als u dan ook nog kostenbesparingen én efficiëntieslagen kunt realiseren, dan werkt digitalisering echt in uw voordeel. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact op.
